e.稱呼

n稱呼是在信的開頭對收信人所表示的敬語,其具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系。習(xí)慣上,商務(wù)書信中的敬語有:對某個人稱呼時使用的Dear Sir,或Dear Madam;對兩個人(或以上)稱呼時使用的Dear sirs,Dear Madames或Gentlemen(僅用復(fù)數(shù)而不用單數(shù))。如果兩人關(guān)系較好,便可以使用更熱情的稱呼,如:Dear Mr

n稱呼的打印位置通常比封內(nèi)地址和經(jīng)辦人行低兩行。Dear Sir和Dear Sirs后面用逗號(,),Gentlemen后面用冒號(:)。

nf.事由

n事由其實就是信的主題。它位于稱呼和信文之間。齊頭式信中打印從左邊邊線開始,其他格式的信中,打印在信文的中上部。它能引起收信人對信文主題的注意。

ng.信文

n這是信的主要部分,表達(dá)著收信人的觀點、意見、目的和期望等內(nèi)容,所以應(yīng)該認(rèn)真對待,并且注意下面幾點:

n(a)簡明扼要,合乎語法,重點突出。

n(b)分段正確,每段都有一個主題。

n(c)打印無誤,布局藝術(shù),力求讓讀者對書信形式有耳目一新之感覺。由于書信四周的空邊起著對信文定格的作用,所以空邊也尤為重要。

n除收信人姓名和地址總是采用單行距以外,對于特別簡短的信,其他各項可以采用雙行距打印。

n若以前已有通信聯(lián)系,應(yīng)在回信的第一段中提及,而你的計劃、希望及期望則應(yīng)在結(jié)尾段中表明。

nh.結(jié)尾敬語

n結(jié)尾敬語應(yīng)當(dāng)與稱呼語配套使用。下面是幾組最常見的配套使用的稱呼語和結(jié)尾敬語:

n(正式) 《外貿(mào)英語函電》自1994年5月出版后,受到全國各地讀者的歡迎,分別于1998年和2004年兩次再版,至今總印數(shù)已達(dá)20余萬冊,成為出版社的暢銷書。另外,本書還分別獲西安交通大學(xué)優(yōu)秀教材獎和全國優(yōu)秀暢銷書獎。國內(nèi)幾百所大專院校經(jīng)貿(mào)專業(yè)、商務(wù)英語專業(yè)及其他相關(guān)專業(yè)將本書作為固定教材,反復(fù)征訂;有些外貿(mào)公司和企業(yè)選用本書作為其員工的工具書,在日常工作中查閱。

n為了滿足我國對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易不斷發(fā)展的需要,也為了感謝讀者朋友們對本書的厚愛,筆者又一次對本書各單元做了全面修訂,對貿(mào)易業(yè)務(wù)磋商過程中各個環(huán)節(jié)的函電例文進(jìn)行了必要的增刪和系統(tǒng)的修改,刪去了例文中一些過時的表達(dá)和書寫格式,取消了電傳部分,并減掉了一個案例,對每一單元后的常用例句也做了修改,刪掉了過時的例句,并分別增加了新穎實用的例句。在建立貿(mào)易關(guān)系單元中增加了信用調(diào)查信函。此外,還增加了邀請函、祝賀信、推薦信等社交常用信函,以及商務(wù)交往中經(jīng)常用到的備忘錄,作為本書的最后一個單元。在本書的編寫過程中,深圳遠(yuǎn)東石油工具有限公司的副總經(jīng)理郭黎光女士提供了許多外貿(mào)業(yè)務(wù)實踐中的第一手資料,為本書的實用性增色不少。深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院商務(wù)英語系陳乃新和徐小貞教授為本書的修訂提出了寶貴的建議和熱情的幫助,在此表示衷心的感謝。