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1.備貨的基本流程備貨的流程通常依出口主體的不同而有所差異。對于有進出口經營權的貿易公司來說，需要與生產供貨企業(yè)簽訂國內購銷合同；對于有進出口經營權的生產企業(yè)來說，應該及時安排好出口商品的生產；對于通過進出口公司代理出口的生產企業(yè)來說，應該與代理公司密切合作，按時完成出口商品的生產。
2.備貨的主要內容備貨的主要內容包括：及時向生產或供貨單位下達任務，安排生產、加工、收購和催交，核實應收貨物的品質、規(guī)格、數量、包裝和刷嘜隋況，并對貨物進行驗收和清點。其主要環(huán)節(jié)如下。
（1）下達備貨通知單或簽訂國內購銷合同。對于有出口經營權的生產企業(yè)，通常由企業(yè)出口部向生產加工及倉儲部門下達備貨通知單；對于沒有生產加工實體的貿易公司，主要是通過與國內的工廠簽訂國內的購銷合同以落實備貨。無論是哪一種類企業(yè)，有關部門都要以備貨通知單或國內的購銷合同為依據，對應交的貨物進行清點、加工整理、刷制運輸標志，以及辦理申請報驗和領證等項工作。此類單據在繕制時要與貨物買賣合同相符，用中文填寫，并且清楚、完整。通常，備貨通知單（或國內購銷合同，見圖2-2）主要包含以下內容：產品名稱、貨號、規(guī)格、數量和價格；質量標準及驗收方法；交貨期限、交貨方式、交貨地點；運輸方法及運費負擔；包裝標準及費用負擔；結算方式及期限；合同變更事宜、違約責任及爭議處理方法等。
（2）擬定跟單計劃，抓好生產進度和質量監(jiān)控。從簽訂合同到交貨出運這段時間，出口商對能否按時交貨一定要做到心中有數。在簽訂合同前，出口商應對生產商或供應商的生產供貨情況進行初步的了解和把握。簽訂合同后，出口商必須密切落實產品生產和交貨進度，出口商應經常深入工廠了解出口商品的生產進度，監(jiān)督產品生產質量，發(fā)現問題及時解決。為了保證按時按質按量地對外交貨，出口公司的跟單人員要盡可能地積極參與全程質量監(jiān)控。一旦發(fā)現問題，跟單人員應該立即提請有關生產方及時采取措施。
（3）嚴格商品驗收入庫。工廠交貨前，出口商應做好貨物入庫前的相關準備工作，確定貨物的存放地點和存放方法、準備驗貨工具和擬進商品資料等。工廠交貨時，出口商應認真核對承運方的貨運記錄、供貨單位提供的商品質量合格證明、發(fā)票等單據，確保貨物的品質、數量和包裝等完全符合購銷合同的要求。商品驗收合格即可填寫商品購進入庫單，辦理商品人庫手續(xù)。
（4）規(guī)范貨物出倉管理。貨物在出運時，必須辦理出倉手續(xù)。進出口公司通常使用u201c貨物出倉申請單u201d作為辦理貨物出倉的交接手續(xù)。需要注意的是，在備貨的各主要環(huán)節(jié)中，都要建立良好的文檔，隨時做好業(yè)務記錄，應妥善保存與合同有關的各類往來函電、工藝單、訂單、操作要則和實施記錄等，以使備貨工作的順利完成及將來的爭議解決都有案可查。