首先，商務(wù)信函的撰寫為何重要？其原因如下：第一，目前商務(wù)傳真、商務(wù)電子郵件的使用量特別大，許多商務(wù)信息都是以傳真或電子郵件的方式傳遞出去的，而這兩種聯(lián)絡(luò)方式的撰寫又是在信函的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。第二，雖然商務(wù)傳真、商務(wù)電子郵件的使用相當(dāng)頻繁，但商務(wù)中對于一些不太緊急的信息仍以信函方式為主進(jìn)行交際。第三，盡管我們可用其他的種類的交際方式來傳遞商務(wù)信息，但許多重要的商務(wù)信息仍須以商務(wù)信函方式加以確認(rèn)，因此，商務(wù)信函的撰寫再一次被提到國際商務(wù)信函這一領(lǐng)域的重要位置上來。
商務(wù)信函迄今為止已有數(shù)千年歷史。從古到今，它在語言上、文體上、格式上等經(jīng)歷了許多變化，它的格式從過去的一成不變的縮行式發(fā)展成今天的各種各樣的格式（如平頭式、改良平頭式、簡化式、混合式等），這種發(fā)展結(jié)果主要是由于國際貿(mào)易的迅速發(fā)展所致。在21世紀(jì)的今天，人們已將辦公效率、辦公時間放在第一位，過去的一些俗套的商務(wù)語言、商務(wù)信函的格式等已不再適合于當(dāng)今國際貿(mào)易的發(fā)展。買賣雙方在來往的商務(wù)函件中，其寫作語言、體裁、格式等愈來愈趨向于簡單、明白、隨便、親切、友好，而不是以往函件中使用的復(fù)雜、累贅、拐彎抹角、拗口、難懂、生硬的語言。