理貨單證的應(yīng)用范圍極為廣泛，涉及到貨物流通領(lǐng)域的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括倉(cāng)儲(chǔ)、裝卸、海運(yùn)、監(jiān)督管理、結(jié)匯、保險(xiǎn)、索賠等；涉及到貨物的各個(gè)關(guān)系人，包括發(fā)貨人、港口、船舶、海關(guān)、銀行、保險(xiǎn)、收貨人等；還涉及到國(guó)內(nèi)和國(guó)外。

我國(guó)理貨單證提供的對(duì)象主要是貨物交接的當(dāng)事人，以及國(guó)家行政管理機(jī)關(guān)。其他有關(guān)單位是從貨物交接當(dāng)事人那里根據(jù)工作需要索取的。各種理貨單證提供的對(duì)象是不同的，計(jì)數(shù)單、現(xiàn)場(chǎng)記錄、待時(shí)記錄、日?qǐng)?bào)單、理貨證明書、貨物積載圖、貨物分艙單提供給船方，貨物溢短單、貨物殘損單提供給船方、港方、貨方，其中貨物積載圖和貨物分艙單還要通過(guò)船方或其代理人提供給國(guó)外卸貨港。貨物溢短單和貨物殘損單還要通過(guò)船代提供給船公司。船代作為船公司的代理人，為及時(shí)了解貨物裝卸情況和便于開(kāi)展工作，理貨機(jī)構(gòu)必須向他提供理貨證明書、貨物溢短單、貨物殘損單和貨物積載圖等單證。

由于理貨單證應(yīng)用范圍和提供的對(duì)象超越了一個(gè)國(guó)家的界限，進(jìn)入了國(guó)際領(lǐng)域，因此，理貨人員編制的各種理貨單證，都要使用國(guó)際海運(yùn)中通用的英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字。

由于理貨單證集中反映了一個(gè)國(guó)家的理貨業(yè)務(wù)水平，因此，在一定意義上也反映了一個(gè)國(guó)家的工作水平。國(guó)際海員可以目睹一個(gè)國(guó)家的港口面貌和了解理貨工作的情況，而國(guó)際上接觸到理貨單證的人，就會(huì)從理貨單證的設(shè)計(jì)、印制，更主要地從理貨單證的編制質(zhì)量上，來(lái)看待這個(gè)國(guó)家的理貨機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和工作水平。

由于理貨單證流轉(zhuǎn)范圍廣泛，使用價(jià)值較高，以及在國(guó)際航運(yùn)界和世界各國(guó)港口都有較大影響。因此，對(duì)理貨單證的編制必須有嚴(yán)格的要求。一般要求如下，具體要求由理貨總公司擬定。

1.理貨單證的文字要用簡(jiǎn)練的英語(yǔ)表達(dá)，常用語(yǔ)要規(guī)范化，字體要用印刷體大寫字母。

2.理貨單證上的數(shù)字要用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字體要用印刷體正楷。

3.理貨單證上的內(nèi)容要填寫齊全，不用的空格要用斜線表示無(wú)，或書寫英文NIL。

4.理貨單證上的計(jì)量單位，要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)名稱和符號(hào)，如重量噸用t，千克用kg，長(zhǎng)度用m，體積立方米用m3 ，人民幣用RMB，小時(shí)用h。

5.理貨單證上理貨人員簽名，用漢字書寫。

6.編制理貨單證所使用的一切文字，不得潦草書寫，但理貨人員簽名和船方批注除外。

7.編制的理貨單證必須保持整潔、美觀，不得涂改。

8.編制理貨單證一律使用鋼筆或圓珠筆，不得使用鉛筆等。