電子郵件，或者Eu2014mail，是企業(yè)界中一種比較新的n書面溝通形式。電n　　子郵件可以滿足快節(jié)奏的商業(yè)和社會的要求。它有優(yōu)點，也有缺點。優(yōu)點在

n　　于快捷方便，缺點在于私密性和安全性不足。此外很多商界人士認為電子郵

n　　件不夠正式。那些發(fā)錯了的郵件以及u201c垃圾郵件u201d浪費了員工的大量時間，

n　　這似乎更證明了電子郵件確實問題多多。所以說電子郵件的使用要特別小心

n　　注意，而且要注意禮節(jié)。本章提供了一些關于電子郵件的使用技巧。具體如

n　　下：會議通告、消息確認、客戶狀態(tài)的變更聲明、何時使用電子郵件、請求

n　　幫助、索要已預訂的資料、要慎重、項目提議、項目附信、因員工的工作而

n　　褒獎員工、特別注意、電子郵件的優(yōu)缺點。

n　　你將看到每封信的右側都有一些注釋，對相應部分的內容做出了說明。

n　　第一封信中對所有部分都做出了說明，后面的信中只對變化之處做了說明。

n　　寫作步驟

n　　電子郵件通常用于企業(yè)的內部溝通，它可以方便、迅速地向大量收信人

n　　同時發(fā)送信息。它可以用來向整個部門的成員發(fā)送通知、向全體團隊成員通

n　　報項目近況，或者向全體員工通知福利或培訓信息。電子郵件的收件人可以

n　　把信件內容打印出來以便歸檔。電子郵件可以比較輕松隨意，嚴格來講只能

n　　算是一個用于快速溝通的工具。

n　　第1步：大多數(shù)電子郵件服務器的格式近似于備忘錄形式。首先填寫u201c

n　　收件人u201d和u201c主題u201d欄。服務器程序會記錄下發(fā)信的時間和日期。

n　　第2步：寫一個提綱，然后有話直說。很多人發(fā)電子郵件的時候完全是

n　　想到哪兒寫到哪兒，事后還要追加第二封甚至第三封郵件來補充說明或者糾

n　　正前文中的錯誤。寫提綱的時候不要慌，磨刀不誤砍柴工。在點擊u201c發(fā)送u201d

n　　按鈕之前，最后再好好檢查一遍。

n　　對于這種溝通形式，收件人會希望你開門見山。所以第一句話中就要提

n　　出你的要求或者說明你的目的。

n　　第3步：要簡單明了。在傳輸?shù)倪^程中，郵件格式經常會被打亂，讓收

n　　件人看得一頭霧水。所以格式和措辭都要簡單，以減少被誤解的機會。

n　　第4步：關于署名。電子郵件會顯示出發(fā)件人，所以收信人可以知道信

n　　是誰發(fā)的。你可以根據(jù)收件人、信件的前因后果以及通常禮節(jié)來自己決定要

n　　不要加上最后的信尾敬語和自己的簽名?？梢圆捎萌舾煞N方式如u201cRegards

n　　u201d、u201cThanksu201d或者僅僅寫上你的姓名縮寫。

n　　注意：別拿電子郵件不當公文。

n　　公事一定要公辦。文筆要清晰簡練，使用標準英語，禮節(jié)要周到。

n　　在發(fā)送敏感或者保密信息的時候要特別注意。電子郵件就像明信片一樣

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