網(wǎng)上關(guān)于如何寫(xiě)好開(kāi)發(fā)信，客戶(hù)郵件的例句或者模版有很多，但幾乎所有的“建議”都沒(méi)有足夠的數(shù)據(jù)支撐，有時(shí)候還有一些矛盾點(diǎn)存在。

因此，Boomerang公司對(duì)4000萬(wàn)封電子郵件做了一個(gè)調(diào)查研究，想要找出能促使收件人回復(fù)郵件的重要因素。數(shù)據(jù)結(jié)果非常有趣，跟大家分享一下。

1. Write like a 3rd grader 像三年級(jí)學(xué)生一樣寫(xiě)作







（閱讀難度的回應(yīng)率）

最令我們驚訝的是，電子郵件的閱讀難度會(huì)對(duì)回復(fù)率產(chǎn)生巨大的影響。

Boomerang公司表示其中，處于三年級(jí)水準(zhǔn)的電子郵件是最佳的。它比具有大學(xué)水準(zhǔn)的郵件發(fā)出率高36%，回復(fù)率高17%。這對(duì)于很多標(biāo)榜自己是“學(xué)霸”的人來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是當(dāng)頭棒喝。當(dāng)然，此處我們絕對(duì)沒(méi)有譴責(zé)當(dāng)前英語(yǔ)教育的意思，只是在實(shí)際的工作溝通過(guò)程中，發(fā)送郵件時(shí)，嘗試簡(jiǎn)化自己的詞匯，語(yǔ)句，會(huì)收到意想不到的好效果。

當(dāng)然，文章的中心內(nèi)容是非常重要的。比如，如果你是要給客戶(hù)介紹產(chǎn)品明細(xì)，那么你確實(shí)得把產(chǎn)品的每一個(gè)功能和結(jié)構(gòu)特點(diǎn)做出詳盡的描述。但假如你是想要詢(xún)問(wèn)客戶(hù)某個(gè)問(wèn)題或者告知對(duì)方你已經(jīng)確定某事的話(huà)，請(qǐng)不要使用太多復(fù)雜的單詞。大概在三年級(jí)的英語(yǔ)寫(xiě)作水平就可以了。

有人問(wèn)，閱讀難度怎么評(píng)判？通常是你寫(xiě)出的句子包含的單詞數(shù)以及每個(gè)單詞組成的字母?jìng)€(gè)數(shù)。總之，就是盡量使用簡(jiǎn)單的單子和句子來(lái)表達(dá)自己的中心思想。這樣收到郵件的人不會(huì)感覺(jué)很累。

2. Write with emotion 使用“情感性”詞匯







（情緒反應(yīng)率）


影響郵件的回復(fù)率的另一個(gè)重要因素就是單詞的“情感性”。

比如表示積極含義的 great / wonderful / delighted / pleased 或者是表達(dá)消極含義的 bad / hate / furious / terrible 這些單詞。我們發(fā)現(xiàn)使用帶有感情色彩詞匯的郵件比不帶感情的郵件回復(fù)率高10%-15%。

對(duì)于銷(xiāo)售工作人員而言，在郵件中有一些“溢美之詞”往往可以將郵件的回復(fù)率提高15%，但如果過(guò)多的使用，則會(huì)讓客戶(hù)感覺(jué)反感。其實(shí)很好理解，假設(shè)一個(gè)素未謀面的人給你寫(xiě)的第一封郵件就充滿(mǎn)了“討好”，你會(huì)不會(huì)覺(jué)得他“不懷好意”。

曾經(jīng)有一個(gè)情緒分析器給人類(lèi)做出一個(gè)“情緒評(píng)分”。范圍從-1到1，而0則是保持中立，不夸不損的態(tài)度。通過(guò)以下幾句話(huà)來(lái)感受一下：

Hey, I was thinking about you earlier. Do you want to get pizza?

嘿，我之前還想到你的，你想來(lái)點(diǎn)披薩嗎？

解析：這是0，如果帶有一點(diǎn)點(diǎn)積極性會(huì)提高回復(fù)率。

Hey, I’d definitely like to get together next week. Do you want to get pizza?

嘿，我真的很像下周跟你一起玩，你要不要來(lái)點(diǎn)披薩？

解析：0.35的積極情緒。這個(gè)程度就很適合發(fā)郵件的時(shí)候使用。


Hey, it would be really great to see you and catch up. Do you want to get pizza?

嘿，能夠碰到你真的是太開(kāi)心了！你要來(lái)點(diǎn)披薩嗎？

解析：0.55的積極情緒。這種程度比上一句過(guò)了一點(diǎn)，但比平平無(wú)奇的好。


Hey! It would be absolutely wonderful to see you! Do you want to get pizza? I’m so excited!

嘿，見(jiàn)到你簡(jiǎn)直太棒了！你想要來(lái)點(diǎn)披薩嗎？我真的太興奮了！

解析：超過(guò)0.9的積極情緒。這就有點(diǎn)太夸張了，我們通常不會(huì)建議。


同樣的，極端負(fù)面的郵件自然也不會(huì)有高的回復(fù)率。但是適度負(fù)面的郵件，同樣比平平無(wú)奇的回復(fù)率高出13%。

目前市面上關(guān)于電子郵件情緒測(cè)試的工具很少，也很復(fù)雜。大多數(shù)文字處理器可以測(cè)試文章的水準(zhǔn)，但情緒很難。因?yàn)樗猛ㄟ^(guò)技術(shù)在后臺(tái)抓去數(shù)據(jù)，有點(diǎn)類(lèi)似電影的影評(píng)，通過(guò)抓去評(píng)論中的“情緒詞語(yǔ)”的比例，來(lái)做出判斷給出評(píng)分。

但郵件溝通跟電影不一樣，它的信息太多，參與的人員數(shù)以?xún)|計(jì)，因此很難給出一個(gè)確切的數(shù)據(jù)。因此我們?cè)趯?xiě)郵件跟對(duì)方溝通的時(shí)候，對(duì)于情緒詞語(yǔ)的把控還需要自己來(lái)判斷。




3. Write short (not too short) emails 寫(xiě)短（不是太短）的郵件







（電子郵件長(zhǎng)度的回復(fù)率）


電子郵件的最佳長(zhǎng)度在50-125個(gè)單詞之間，所有這些長(zhǎng)度的回復(fù)率均高于50％。

經(jīng)調(diào)查表明，郵件的回復(fù)率從125字的50%逐漸減少到500字的44%。之后會(huì)緩慢降低，而當(dāng)你的郵件達(dá)到2000字左右，回復(fù)率會(huì)急劇下降。

因此，最好將郵件控制在125字以?xún)?nèi)。但如果需要說(shuō)明或溝通的細(xì)節(jié)多，也不必?fù)?dān)心。將你想要表達(dá)的描述完整，但不要添加無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容，而字?jǐn)?shù)最好不要超過(guò)2000。在那之后回復(fù)率會(huì)降低到32%以下。當(dāng)然，如果你想要發(fā)送一本長(zhǎng)篇小說(shuō)的話(huà)，也請(qǐng)你放在附件發(fā)送（這只是個(gè)玩笑）。

另一方面，50字以下的電子郵件的回復(fù)率降低的幅度更大。

數(shù)據(jù)顯示，一封25字的電子郵件和2000字的一樣，只有44%的機(jī)會(huì)會(huì)得到回復(fù)。除非你是競(jìng)選總統(tǒng)，否則發(fā)送太短的電子郵件意味著將丟失約30％的回復(fù)。但最不可取的就是只有主題沒(méi)有正文的郵件，回復(fù)率只有11%。（其實(shí)我很驚訝這樣的郵件居然還有回復(fù)）

目前，大多數(shù)文字處理器都能顯示文本字?jǐn)?shù)。請(qǐng)盡量控制在50-125字之間，這樣給收件人的觀(guān)感是最舒服的。

4. Use short (very short) subject lines 使用短（非常短）的主題行







（主題長(zhǎng)度回復(fù)率）


通過(guò)電子郵件營(yíng)銷(xiāo)的資深人士都知道，郵件主題的描述是高回復(fù)率的關(guān)鍵步驟。同樣，主題的字?jǐn)?shù)也會(huì)影響郵件的打開(kāi)率和回復(fù)率。

但調(diào)查結(jié)果顯示的長(zhǎng)度比我們預(yù)期的要短。僅有3-4個(gè)單詞的主題（不包括Re:和Fwd:）收到的回復(fù)率竟然是最高的。

而隨著字?jǐn)?shù)的增加，郵件的打開(kāi)和回復(fù)率在緩慢下降。因此，如果是需要表述清晰而加詞，那么沒(méi)事。不然還是得盡量簡(jiǎn)潔！

以下是我們調(diào)查的一個(gè)圖表，顯示回復(fù)率高的主題單詞和回復(fù)率低的主題單詞。







（注意要避免的單詞）

從圖表來(lái)看：

回復(fù)率高的單詞包含：apply / oppprtunity / demo / connect / payments / conferences / cancellation。

回復(fù)率低的單詞包含：confirm / join / assistance / speaker/ press / social / invite。

5. Write questions and subjectivity emails 郵件包含“疑問(wèn)”或“主觀(guān)性”

QUESTIONS







（包含問(wèn)題回復(fù)率）

圖表顯示，郵件中包含的“疑問(wèn)”也會(huì)影響回復(fù)率。

我們發(fā)現(xiàn)包含1-3個(gè)問(wèn)題的郵件回復(fù)率比毫無(wú)疑問(wèn)的郵件回復(fù)率高50%。但也不能全部都是問(wèn)題。包含3個(gè)問(wèn)題的回復(fù)率比8個(gè)問(wèn)題的高出20%。

SUBJECTIVITY







（主觀(guān)性回復(fù)率）

如果你發(fā)郵件的風(fēng)格只是“陳述事實(shí)”，那么你應(yīng)該考慮在你的信息中加入更多的建議或者主觀(guān)性。


郵件的主觀(guān)表達(dá)越多，回復(fù)率越高。數(shù)據(jù)顯示，帶有主觀(guān)性的回復(fù)率高達(dá)50%，比客觀(guān)描述的回復(fù)率高8%。但這邊要注意的是你的主觀(guān)表述是否是積極的，是否是對(duì)業(yè)務(wù)推進(jìn)有利的。

6. Right time to send 在對(duì)的時(shí)間發(fā)送







研究表明，經(jīng)常使用郵件溝通的人每天會(huì)收到147封郵件，花費(fèi)2.5小時(shí)處理。

而在147封郵件中，有71封會(huì)被刪除，而這只需花5分鐘。

在剩余的郵件中，只有12封是會(huì)被認(rèn)為跟工作有關(guān)并且是必要回復(fù)的。通常人們會(huì)花大約90分鐘來(lái)處理它們。


因此選擇對(duì)的時(shí)間發(fā)送郵件至關(guān)重要。



















數(shù)據(jù)表明，一大早或者午餐前發(fā)送郵件的回復(fù)率高于上午或者下午發(fā)送。最好設(shè)置在上午6.am.，但此處要注意的是，各國(guó)的時(shí)間不同，因此需要具體時(shí)間具體對(duì)待。

調(diào)查結(jié)果還顯示，大多數(shù)人認(rèn)為對(duì)方閱讀郵件的時(shí)間集中在上午的9.am.而結(jié)果顯示竟然是5.am.和6.am.，這很令人驚訝。但這是大數(shù)據(jù)顯示，如果你的客戶(hù)來(lái)自不同國(guó)家，那么不妨詢(xún)問(wèn)對(duì)方相關(guān)時(shí)間。

郵件對(duì)于外貿(mào)人的工作非常重要，希望以上數(shù)據(jù)分析對(duì)您的郵件發(fā)送有所幫助。