外貿(mào)郵件的撰寫(xiě)要求包括以下幾點(diǎn)。

1. 郵件要規(guī)范

撰寫(xiě)外貿(mào)郵件最好使用統(tǒng)一的格式，最好有企業(yè)的商標(biāo)，主要產(chǎn)品的圖片、類別等，還可以利用外貿(mào)管理軟件自動(dòng)設(shè)置、修改后再使用。

2.格式正確、統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫(xiě)無(wú)誤。

所有發(fā)給客戶的郵件應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式。外貿(mào)管理軟件可以幫助設(shè)置相應(yīng)的格式與主題。

（1）郵件主題最好有企業(yè)名稱等，比如企業(yè)名稱為“EXPORT”、行業(yè)為“PLASTIC”，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報(bào)價(jià)，那么主題可以寫(xiě)“ExportPlastic/quotationofitemA”。這樣做的好處是，既方便客戶查閱，又方便自己以后查找發(fā)給客戶的信息。來(lái)往郵件很多的客戶，往往要花很多時(shí)間去查找以前的報(bào)價(jià)以及其他資料，但是若通過(guò)主題查找就很方便，會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。

（2）郵件正文兩端對(duì)齊：對(duì)于段落很多的郵件，正文兩端對(duì)齊會(huì)顯得很整潔。

（3）第一封郵件的落款最好寫(xiě)上“Mr.”或“Ms.”，職位寫(xiě)“SALESMANAGER”（銷售經(jīng)理）等。不管你是不是經(jīng)理都沒(méi)關(guān)系，發(fā)件人的職位高會(huì)讓客戶覺(jué)得企業(yè)尊重他。

（4）落款要有企業(yè)標(biāo)識(shí)及詳細(xì)的聯(lián)系資料。

3.版面要整潔

在微軟公司出品的郵件管理程序（MicrosoftOutlookExpress，OE）里面將撰寫(xiě)郵件的字體、字號(hào)（10～12號(hào)比較好）都設(shè)置好，不要一會(huì)兒大字一會(huì)兒小字；也不要過(guò)于花哨，特別是不要全篇都是大寫(xiě)字母，這會(huì)增加閱讀的難度，讓人反感。對(duì)于一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫(xiě)、加粗、特殊顏色等突出顯示。

4.拼寫(xiě)無(wú)誤在每封郵件發(fā)出之前都應(yīng)該利用拼寫(xiě)檢查工具檢查是否拼寫(xiě)無(wú)誤。

5.表述準(zhǔn)確郵件要能夠準(zhǔn)確表達(dá)企業(yè)的觀點(diǎn)，不要讓客戶產(chǎn)生任何歧義，盡量避免使用有歧義的單詞或短語(yǔ)，盡量避免使用俚語(yǔ)等。

6.內(nèi)容要詳細(xì)

郵件應(yīng)給客戶提供非常詳細(xì)的資料，回答其提出的問(wèn)題，并將沒(méi)有問(wèn)到的問(wèn)題也整理出來(lái)。有時(shí)候，外貿(mào)業(yè)務(wù)員提出的問(wèn)題會(huì)讓客戶覺(jué)得其很細(xì)心、很可靠且非常專業(yè)。當(dāng)然，詳細(xì)并不是說(shuō)將所有問(wèn)題都和盤托出，應(yīng)該學(xué)會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候談適當(dāng)?shù)氖虑椤?br>
7.有條理

郵件內(nèi)容要能夠讓客戶清楚地看明白，談完一件事再談另外一件，混在一起會(huì)讓人產(chǎn)生混亂感。在很多時(shí)候，郵件的內(nèi)容要用“1、2、3、4”等標(biāo)出來(lái)，這樣客戶就能清楚地知道外貿(mào)業(yè)務(wù)員要說(shuō)或問(wèn)什么。

8.內(nèi)容呈現(xiàn)方式多樣化郵件的內(nèi)容呈現(xiàn)方式可以多樣化，比如配合圖示說(shuō)明、照片說(shuō)明等。很多事情往往用語(yǔ)言很難說(shuō)清楚，但借助一張圖紙或一幅照片，就會(huì)一目了然。