采購的基本概念及流程 Purchasing and Purchasing process

采購，通俗來講就是買東西?？雌饋硎莻€(gè)人人都會(huì)的技能，但是在企業(yè)里或是工廠里，采購可不像我們?nèi)コ匈I東西，選好想要的產(chǎn)品然后付錢即可。事實(shí)上，采購有一套獨(dú)立的體系。它的存在，不僅能為生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行提供可靠的保障，還能為企業(yè)節(jié)約成本、爭取最大化利益。

在生產(chǎn)計(jì)劃及控制（MPC）系統(tǒng)中，采購屬于執(zhí)行操作的環(huán)節(jié)。下圖MPC的框架中，采購位于左下角位置?？梢岳斫鉃?，在計(jì)劃層層細(xì)分后，采購所要做的，就是【Seven Rights】：正確的時(shí)間（right time）、正確的地點(diǎn)（right Place）、正確的價(jià)格（right price）、正確的質(zhì)量（right quality）、正確的數(shù)量（right quantity）、正確的服務(wù)（right service）、正確的渠道（right source）。

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采購的宗旨

前面講了采購的7大要素（seven rights）。傳統(tǒng)采購的四大宗旨和這7大要素十分貼近：

確保所購買的產(chǎn)品和服務(wù)保質(zhì)保量
以合適的價(jià)格購買的產(chǎn)品和服務(wù)
確保最短的交期和最好的服務(wù)
鑒別有資質(zhì)的的供應(yīng)商，并維護(hù)良好的合作關(guān)系

采購應(yīng)追求【最合適】的價(jià)格，而非【最低】的價(jià)格。很多人會(huì)過度關(guān)注產(chǎn)品的價(jià)格，而忽略了隱形成本。比如我們上淘寶買書，兩本一模一樣的書，A店買30，B店賣35。如果只看價(jià)格，那么肯定選擇從A店購買。但其實(shí)A店不包郵，而且路程遠(yuǎn)需要3天，運(yùn)費(fèi)6元。B店包郵，而且路程近，僅1天。所以綜合考慮，同樣一本書，從B店買更合適。

這個(gè)例子就引出了一個(gè)采購的專業(yè)術(shù)語，叫做：總擁有成本（Total cost of ownership），即產(chǎn)品供應(yīng)過程中所有活動(dòng)的總成本。而采購要做的，就是確保所采購的產(chǎn)品和服務(wù)的總成本（TCO）是最低的。

采購的種類

在生產(chǎn)型企業(yè)中，采購的產(chǎn)品和服務(wù)可以分為四大類：

資本項(xiàng)目（capital items）- 比如大型設(shè)備，甚至投資新工廠等。

原材料和組件（raw materials and components）- 即用于生產(chǎn)產(chǎn)品的原材料或組件，即直接物料。

間接物料（MRO supplies） - 用于設(shè)備維護(hù)或其他生產(chǎn)過程中所需的非直接物料，比如潤滑油、安全防護(hù)裝備等。

服務(wù)（Services）- 工廠或企業(yè)正常運(yùn)作所需的服務(wù)，比如外部培訓(xùn)，安保，蟲控服務(wù)等。

采購活動(dòng)和采購流程

英文中，采購有兩個(gè)不同的單詞：Procurement & Purchasing

從下圖可以看出，這兩個(gè)詞代表不同的采購活動(dòng)：

Procurement更側(cè)重于采購活動(dòng)前期的計(jì)劃和準(zhǔn)備工作。而Purchasing更側(cè)重于實(shí)際執(zhí)行采購活動(dòng)。

從上圖可以看到， Procurement涵蓋三項(xiàng)主要活動(dòng)：

A.建立產(chǎn)品規(guī)范（establish specification）

產(chǎn)品規(guī)范通常來源于客戶需求，再由市場部、工程師、生產(chǎn)計(jì)劃和其他相關(guān)人員，將客戶需求轉(zhuǎn)化為企業(yè)有能力生產(chǎn)出來的產(chǎn)品。

對于標(biāo)準(zhǔn)品，產(chǎn)品規(guī)范應(yīng)盡可能標(biāo)準(zhǔn)化和簡單化。

對于復(fù)雜的產(chǎn)品，產(chǎn)品規(guī)范應(yīng)盡可能詳細(xì)和嚴(yán)格。

產(chǎn)品規(guī)范包括三個(gè)方面：

功能要求

作為產(chǎn)品規(guī)范最重要的因素，它等同于客戶對產(chǎn)品的質(zhì)量要求，強(qiáng)調(diào)的是產(chǎn)品的形態(tài)、適用性和功能性。

產(chǎn)品的功能規(guī)范可以以以下幾種形式表現(xiàn)：

專利品牌
產(chǎn)品性能
產(chǎn)品的物理或化學(xué)特性
工程繪圖
客戶提供樣品或供應(yīng)商送樣

數(shù)量要求

包含每張訂單的采購數(shù)量和采購頻率。采購數(shù)量是產(chǎn)品定價(jià)的基準(zhǔn)。很多企業(yè)會(huì)對產(chǎn)品設(shè)定起訂量，而對于大量購買給予折扣，就是為在保證企業(yè)利潤的前提下，給客戶提供最優(yōu)價(jià)格。

價(jià)格要求

產(chǎn)品的價(jià)值取決于市場或者客戶愿意付多少錢購買這個(gè)產(chǎn)品。一個(gè)產(chǎn)品，價(jià)格再低，客戶如果不需要，就會(huì)覺得這個(gè)產(chǎn)品太貴。如果一個(gè)產(chǎn)品價(jià)格非常高，而客戶正需要這個(gè)產(chǎn)品為他創(chuàng)造更大的價(jià)值，那么客戶就會(huì)認(rèn)為這個(gè)產(chǎn)品值這個(gè)價(jià)錢。

因此企業(yè)需要平衡以上三個(gè)要求來制定最合理的產(chǎn)品規(guī)范，做出來的產(chǎn)品才能既符合客戶的預(yù)期，也滿足企業(yè)的利益。

B.選擇供應(yīng)商（select suppliers）

在選擇供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)優(yōu)先需要考慮的因素是，市場上有多少供應(yīng)商能夠提供所需的產(chǎn)品或服務(wù)。而這個(gè)尋找供應(yīng)商的過程，稱之為sourcing。

供應(yīng)商資源分為三大類

唯一供應(yīng)商（Sole-source supplier）

市場上僅此一家有能力生產(chǎn)出所需的產(chǎn)品，類似于壟斷企業(yè)。

單一供應(yīng)商（Single-source supplier）

有多家符合要求的供應(yīng)商，但企業(yè)指定從其中一家購買。在企業(yè)戰(zhàn)略采購和維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系的情況下較為多見。

多家供應(yīng)商（Multisourcing）

企業(yè)可通過多家供應(yīng)商購買所需產(chǎn)品。這類產(chǎn)品多為大宗產(chǎn)品或標(biāo)準(zhǔn)件，容易購買且容易替換。

企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)，通常會(huì)制定一系列標(biāo)準(zhǔn)，并分配不同權(quán)重，再根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)給供應(yīng)商打分。分?jǐn)?shù)達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商更有可能成為合格供應(yīng)商。而打分的依據(jù)通常是由需求方的采購、質(zhì)量、工藝、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等人員對供應(yīng)商進(jìn)行審核，根據(jù)審核結(jié)果打分。也有的企業(yè)會(huì)同時(shí)給多家同類型供應(yīng)商打分，選擇得分最高的一家成為合格供應(yīng)商。

選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)包括，卻不限于以下幾項(xiàng)：

技術(shù)能力
生產(chǎn)能力
地理位置
價(jià)格
可靠性（包括交期、質(zhì)量、數(shù)量、財(cái)務(wù)能力）
供應(yīng)鏈成熟性
服務(wù)水平
管理態(tài)度和企業(yè)文化

一部分供應(yīng)商會(huì)和客戶建立長期的信任伙伴關(guān)系，這樣的關(guān)系會(huì)讓企業(yè)將其視為單一供應(yīng)商（single-source vendor），并簽訂長期合同。這樣的關(guān)系需要雙方擁有共同的愿景和信任作為支撐。

精益生產(chǎn)中就十分強(qiáng)調(diào)這種長期信任關(guān)系，有助于精簡采購流程，縮短交期，提高質(zhì)量，減少產(chǎn)品研發(fā)時(shí)間，降低總體成本。其主要活動(dòng)包括：

消除來料檢查
及時(shí)送貨 Just in time
供應(yīng)商長期預(yù)留產(chǎn)能

此外，越來越多的供應(yīng)商開始為企業(yè)提供庫存管理的增值服務(wù)。目前的主流方式有以下兩種：

供應(yīng)商管理庫存（vendor managed inventory）

供應(yīng)商授權(quán)進(jìn)入客戶的庫存管理系統(tǒng)，根據(jù)客戶庫存數(shù)據(jù)制定送貨計(jì)劃、維護(hù)庫存。和寄售不同的是，供應(yīng)商僅負(fù)責(zé)計(jì)算庫存數(shù)據(jù)、發(fā)貨、盤點(diǎn)。在客戶工廠的貨物的所有權(quán)屬于客戶。

2. 寄售（consignment）

供應(yīng)商將庫存存放于客戶工廠，所有的收發(fā)、盤點(diǎn)等工作都由供應(yīng)商負(fù)責(zé)。在客戶使用之前，貨物所有權(quán)歸屬于供應(yīng)商?？蛻羰褂弥?，才算是正式銷售給客戶。

C.洽談合同（negotiate contracts）

對于常規(guī)產(chǎn)品和標(biāo)準(zhǔn)件，采購方式通常為一次性比價(jià)，給出價(jià)低的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，也成為一次性合同或一次性采購。

而對于復(fù)雜的、供應(yīng)短缺的、需要經(jīng)常性或大量采購的產(chǎn)品，企業(yè)通常會(huì)選擇簽訂長期合同，因?yàn)閱未钨徺I的成本相對更高。

簽訂長期采購合同的方式可以是雙方簽訂一張數(shù)量很大的總訂單（blanket purchase order），實(shí)際送貨由采購員根據(jù)需求發(fā)出送貨計(jì)劃，或是MRP系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出送貨計(jì)劃，或是在精益生產(chǎn)型企業(yè)通過看板（Kanban）等信號發(fā)出送貨需求。

無論是總訂單還是長期合同，都應(yīng)包括以下內(nèi)容：

單價(jià)（需要雙方協(xié)商一致）
條款（如送貨方式、賬期等）
交期和數(shù)量
質(zhì)量

Purchasing 包含兩項(xiàng)活動(dòng)

D.管理采購周期（manage the purchasing cycle）

這類采購活動(dòng)通常針對與小數(shù)量或一次性采購，比如購買新設(shè)備、間接物料等。下圖即為一次性采購周期，也可以視作是一個(gè)完整的采購流程。

生成采購申請 - 申請人發(fā)起采購申請，并提供產(chǎn)品規(guī)范，數(shù)量，交期
發(fā)放采購訂單 - 采購根據(jù)規(guī)范選擇供應(yīng)商，經(jīng)過詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)選定最終供應(yīng)商
跟蹤訂單 - 采購跟蹤訂單到貨時(shí)間，如有必要需加急處理
收貨 - 確認(rèn)產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量是否符合訂單要求
批準(zhǔn)付款 - 訂單、收貨單、發(fā)票三方匹配后遞交財(cái)務(wù)付款

E.管理合約采購（manage contract buying）

合約采購，如前面的洽談合同中所講，通常用于大量和/或高頻率的采購。這類采購都會(huì)提前簽訂合同或總訂單，產(chǎn)品的規(guī)范、質(zhì)量要求、條款、價(jià)格等全部規(guī)定在協(xié)議中。實(shí)際發(fā)貨的時(shí)間和數(shù)量，則根據(jù)實(shí)際需求直接通知供應(yīng)商發(fā)貨，無需單獨(dú)發(fā)放訂單。

采購活動(dòng)中的最后一項(xiàng)，也是最必不可少的一步，就是供應(yīng)商評估（Measurement）。

F.監(jiān)督供應(yīng)商績效（monitor supplier performance）

這個(gè)環(huán)節(jié)既是一個(gè)反饋的過程，也是監(jiān)督供應(yīng)商不斷改進(jìn)的過程。

供應(yīng)商評估的頻次和標(biāo)準(zhǔn)，對于每個(gè)行業(yè)甚至每個(gè)企業(yè)都是不盡相同的。通常會(huì)有月度、季度、年度考評?？荚u標(biāo)準(zhǔn)包括卻不限于：質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、反應(yīng)速度、交期等等。而各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重各個(gè)公司也不盡相同。所以不同的企業(yè)，需要根據(jù)自身情況，對供應(yīng)商制定評估標(biāo)準(zhǔn)和考評周期。

在合作初期，供應(yīng)商總是全力以赴將最好的能力展現(xiàn)給客戶。然而時(shí)間久了，容易產(chǎn)生懈怠。再穩(wěn)定的供應(yīng)商，再信任的合作關(guān)系，也無法保證完全不出現(xiàn)紕漏。所以作為購買方的企業(yè)，需要不斷提高對供應(yīng)商的要求，對供應(yīng)商進(jìn)行考核，并及時(shí)提供反饋。讓供應(yīng)商有持續(xù)改進(jìn)的空間和緊迫感，他們才會(huì)提供出質(zhì)量更好的產(chǎn)品。而企業(yè)使用了這些產(chǎn)品，自身的產(chǎn)品質(zhì)量也會(huì)隨之提高。

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