為了更好的為進出口企業(yè)和知識產(chǎn)權權利人提供信息服務，方便備案申請人辦理有關手續(xù)，海關總署于2004年9月開發(fā)使用了“知識產(chǎn)權海關保護備案申請系統(tǒng)”（以下簡稱“備案系統(tǒng)”）。
“備案系統(tǒng)”具有以下功能：
（一）信息查詢
知識產(chǎn)權權利人和進出口企業(yè)無需進行用戶注冊，便可以直接查詢?nèi)恳呀?jīng)海關總署核準的備案信息。為保守知識產(chǎn)權權利人的商業(yè)秘密，允許公開查詢的僅限備案申請人名稱、備案權利名稱、權利登記或者授權號、核定使用商標的商品等已公開信息。對知識產(chǎn)權權利人制定的聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系方式和被許可使用知識產(chǎn)權的企業(yè)等信息，只有知識產(chǎn)權權利人通過注冊為用戶后才能查詢；
（二）備案申請
備案申請人注冊為用戶后，可以向海關總署提交知識產(chǎn)權的備案申請，并可以查詢海關總署受理申請的日期、備案費到帳、海關總署的審核意見和核準備案日期和備案號等信息
（三）備案信息自我管理
申請人通過系統(tǒng)可以修改、撤回本人已經(jīng)提交的備案申請、對本人名下的備案信息進行查詢、統(tǒng)計、排序、打印、輸出等方式進行管理，以便及時發(fā)現(xiàn)需要變更或者續(xù)展備案的情況；
（四）備案變更
申請人對聯(lián)系人、通訊地址、電話和傳真等通訊方式、被許可人名單等備案信息，可以通過系統(tǒng)自行修改，不必再以書面形式向海關總署申請變更。這對人員流動大和需要變更備案信息頻繁的知識產(chǎn)權權利人來說，十分便利。
最后，需要說明的是，不論是否注冊為用戶，任何人使用“備案系統(tǒng)”都無需支付任何費用。