信封(Envelop)

 與中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間,發(fā)信人的地址和姓名寫在信封的左上角,或信封背面。

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從信封到附言的外貿(mào)函電寫作指導(dǎo)

 英文書信和中文書信的寫作有那些不同呢?

 信封(Envelop)

 與中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間,發(fā)信人的地址和姓名寫在信封的左上角,或信封背面。

 英文書信的地址應(yīng)從小寫到大,先寫門牌號(hào)碼,再寫街道、城鎮(zhèn)、省或州及郵政編碼,最后是國家名稱。國家名稱的每一個(gè)字母都要大寫。

 信頭/個(gè)人信頭(Letterhead/Personal Letterhead)

 公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯(lián)系號(hào)碼,這就是通常所說的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信,作者就需要寫明回郵地址和聯(lián)系號(hào)碼。

 封內(nèi)日期(Date Line)

 封內(nèi)日期是寫信或打字時(shí)的日期。封內(nèi)日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

 封內(nèi)地址(Inside Address)

 封內(nèi)地址是收信人的地址,包括姓名,職務(wù)(如適用),公司名稱(如適用),街道名稱或信箱號(hào),城市,州或省,郵政編碼和國家。

 封內(nèi)地址通常寫在左手邊,在日期線和稱呼之間。

 稱呼(Salutation)

 稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼,寫在封內(nèi)地址或提示句下兩三行。稱呼后可以寫冒號(hào)或逗號(hào)。

 在商業(yè)信函或其他正式書信中,用冒號(hào)。

 在非正式書信中,稱呼后用逗號(hào)。(注意:盡量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因?yàn)檫@種稱呼已經(jīng)過時(shí),并且不很友好。改進(jìn)方法是爭取確定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”這樣的稱呼。在給律師或外交領(lǐng)事寫信時(shí),可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜,但它們不應(yīng)出現(xiàn)在稱呼中。同樣,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush, Jr.”也不能把它們包含在稱呼中。)

 頭銜(Titles)

 除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示禮貌的頭銜。

 提示句(選擇性)Attention Line(optional)

 提示句的用途是指明把信送給某個(gè)具體的人或部門處理,盡管信是寫給這個(gè)組織的。另外,在指明的收信人不在時(shí),它也允許組織中其他人查看信的內(nèi)容。提示句通常寫在封內(nèi)地址的下兩行或封內(nèi)地址的上面。

 主題句(選擇性)Subject Line(optional)

 主題句簡要說明信的內(nèi)容。通常寫在封內(nèi)地址和稱呼之間。如果寫信人不知道收信人的姓名,也可以用主題句代替稱呼。為了收到最佳效果,可以給主題句加下劃線,或大寫主題句。

 正文(Body of the Letter)

 正文的格式多種多樣。商業(yè)信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書信中,全部內(nèi)容包括日期和信尾問候語,都從左側(cè)頂格開始。段落開頭不空格,各段之間空兩行。

 修正齊頭式,是使用最為廣泛的一種格式,商業(yè)和私人信件都可以使用,盡管在私人信件中不一定要寫回郵地址和封內(nèi)地址。使用沒有印刷信頭的普通信紙時(shí),這種格式最合適。與齊頭式不同,發(fā)信人地址、日期,信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其余部分從左邊開始。

 寫信人簽名(Writer's Identification/ Signture)

 寫信人的簽名、名字和頭銜(如果適用),寫在信尾問候語同側(cè)三四行以下的位置。

 附注(Notions)

 附注寫在寫信人簽名下兩行的位置,附注包括參考縮寫,附件的數(shù)目和內(nèi)容以及將收到這封信副本的人員名單。附注寫在左側(cè)。

 信尾問候語(Complimentary Closing)

 信尾問候語是寫在信尾的告別話語,例如“Sincerely”,“Sincerely yours”。通常位于正文兩三行以下。第一個(gè) 單詞 的第一個(gè)字母要大寫,最后以逗號(hào)結(jié)尾。

 附言(Postscript PS or P.S.)

 附言用來說明沒有包括在信中的想法和內(nèi)容。通常在附注下兩三行的地方,從左側(cè)頂格寫起。在促銷和私人信件中,附言也可以用來強(qiáng)調(diào)寫信人請求收信人采取的行動(dòng)和做出的考慮。



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