在國際貿(mào)易中，訂艙代理是指外貿(mào)企業(yè)為了節(jié)省成本，委托訂艙代理公司對租艙和訂艙工作進(jìn)行辦理的流程。通過訂艙代理公司的操作，大大的提高外貿(mào)工作效率。但對于在跨國外貿(mào)業(yè)務(wù)上的做對外貿(mào)易的賣家而言，賣家不需要委托訂艙代理公司操作租艙訂艙的事宜。

盡管如此，對于一般外貿(mào)企業(yè)而言，委托訂艙代理公司進(jìn)行辦理租艙訂艙的一切事項，可以為貿(mào)易網(wǎng)站帶來更多的業(yè)績，因此，訂艙代理對于交易事項而言，同樣很重要。

貨運代理業(yè)務(wù)員在因外配訂艙面對的是每一單不同的船東或貨代，根據(jù)各家不同的操作規(guī)定提供海運服務(wù)。

取得訂艙確認(rèn)注意事項
通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認(rèn)單后，將S/O上相關(guān)船東或貨代的資料刪掉，在SO上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話，傳真以及郵件地址，再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關(guān)的，先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關(guān)事項。

船代和訂艙代理區(qū)別
船代，是說明船公司的代理，和船公司是有合約的。而訂艙代理呢，是能向船公司訂艙的。此外，貨代又分一級貨代，二級貨代，三級貨代。船代就是一級貨代，有自己的船，訂倉代理應(yīng)該是二級貨代，自己沒有船，向船公司訂。

此外，船代主要是功能是替船公司協(xié)調(diào)港里的事情，EDI錄入，港內(nèi)加載，它主要是面對船公司。

訂艙代理：很多船公司都有自己的訂艙代理，之所以這樣做是船公司把簽單和結(jié)費的風(fēng)險轉(zhuǎn)移到自己的訂艙代理那邊，當(dāng)然是要給訂艙代理一部分傭金，提單出來后，由訂艙代理來取簽發(fā)給客戶，船公司不會管海運費是否收上，提單是否放錯，只是每個月去訂艙代理那去劃賬就可以。

訂艙對象及方式
以價格優(yōu)先，航線好為宗旨，選擇有優(yōu)勢的船東或貨代訂艙。

訂艙方式：以書面訂艙（填寫訂艙單）
1、訂艙代理指定的托運單格式
2、非指定的訂艙格式（中海托運單的格式）

審核托運單訂艙注意事項
在收到經(jīng)運價中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容：
1．貨名或貨類
2．重量，體積（拼箱必須提供的大約數(shù)）
3．起運港/卸貨港/目的港（必須清晰明確）
4．付費條款
5．運輸條款以及特別注意事項的要求