概括為７個(gè)"Ｃ"：Clearness（清楚）,Concreteness（具體）,Conciseness（簡明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）Completeness（完整）,.     要求書信的Completeness（完整），理由是：

    *一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預(yù)期的效果；

    *一封完整的書信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系；

    *一封完整的書信，可以避免由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟（Lawsuit）；

    有些書信由于所提供的情況完整而又生動(dòng)有力（Completeand Effective）而成為極為重要的文件。

商業(yè)信函內(nèi)容簡明扼要,主體鮮明,不要夾帶無關(guān)內(nèi)容。如果您十分清楚所要表達(dá)的事,也需充分地考慮您所表達(dá)重點(diǎn)的開場白,以避免走題。一旦敘述過的事情,就不必再重復(fù)。往往最后一段重復(fù)原有內(nèi)容會(huì)破壞整篇信的效果。

    一封信寫得是否完整，建議用５個(gè)"Ｗ"來檢驗(yàn)，即：

    "Who,What,Where,When及Why(包括How)"例如在定貨的信中，必須明確說明：

    "需要什么商品"(Whatyouwant)

    "何時(shí)需要"(Whenyouneedthegoods)

    "貨物發(fā)到何地何人收"(toWhomandWherethe

    goodstobesent)

    "如何付款"(Howpaymentwillbemade)

    "為什么"(Why)如拒絕對方的要求，或?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)應(yīng)說明理由。

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