外貿(mào)郵件有哪些不為人知的小技巧

好的外貿(mào)郵件可以帶來很多外貿(mào)客戶咨詢，幾乎每一個外貿(mào)訂單的成交都離不開郵件，由此可見電子郵件就是一個你不能忽視的渠道。但要無論是外貿(mào)來往郵件還是以開發(fā)海外客戶為主的開發(fā)信，二者雖有不同但也有很多的共性。外貿(mào)郵件技巧的掌握對于外貿(mào)人員的日常工作來說同樣是必不可少的。

那么我們給買家發(fā)郵件有哪些不為人知但很實用的「冷知識」呢？




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No.1

英文郵件錯誤發(fā)送后，如何糾正

寫郵件有時候忘記檢查了，直接發(fā)送了，突然發(fā)現(xiàn)有些地方弄錯了，如拼寫錯誤、數(shù)字弄錯了，附件發(fā)錯了，發(fā)件人寫錯了，這時候得要重新發(fā)一封郵件過去糾正，這種郵件怎么寫呢？

中文直接說“以這封郵件為準”就搞定，我們首先說說英文怎么翻譯“以…...為準”？

其實英文里并不存在完全一對一的翻譯，因為“以…為準”是中文特色的表達，英文只能意譯，在不同語境里的翻譯不同。

首先，一定要有的一句話是：

• Please disregard my previous email.
• 請忽略我上一封郵件。

然后寫原因：

• as I made some mistakes regarding …
• 因為…...地方有些錯誤....

后告訴對方：

• This email is the corrected one. /
• The corrected information is below.

正確郵件如下。

如果你要強調(diào)“請參照此封郵件”可以說：

• Please go to / refer to this email for the correct information instead.

以下是老外的一些范文，供參考：

• Please disregard my previous email as it was sent prematurely without being finished. Please refer to this one instead.
• I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!
• Sorry, I pressed the "send" before correcting typos. The corrected message is the following :

最后，糾正郵件后，一定一定要注意的是，主題也要做相應(yīng)的修改。

因為兩份郵件的主題是一樣的，收件人可能看了第一封郵件后就忽略了第二封郵件，所以第二封郵件一定要在主題里做標識，提醒收件人這是一封糾正郵件。

可以在主題后面用小括號標注：

• （corrected version for ）
• （corrected information）

No.2

年輕老外：寫郵件不講武德

作為第二語言學(xué)習(xí)者，我們寫英語會按照要求的格式來寫，老一輩的老外基本也是按照這種規(guī)范來，但據(jù)我觀察，年輕一代英語母語者由于偷懶，會犯以下規(guī)范性錯誤。大多數(shù)是因為直接說出來并不需要顧及這些符號，所以能省則省。

1. 所有的合成詞從不用連字符，直接用空格略過。

這是最令人困惑的地方，如果不熟悉這種寫法，會發(fā)現(xiàn)句子結(jié)構(gòu)混亂，不知道憑空出現(xiàn)的動詞是怎么回事，如：

get your buy in / my take away / some take home thoughts

2. 所有格符號（就是單引號'）常常偷懶省略，如：

Its going to rain / todays newspaper / 5 years experience

3. 首字母縮寫詞常常忘記里面已經(jīng)包含的名詞，如：

ATM machine（M已經(jīng)是machine）

PIN number（N已經(jīng)是number）

GPS system（S已經(jīng)是system）

LCD display（D已經(jīng)是display）

4. 落款的姓名不大寫，據(jù)說是因為小寫更加活潑輕松一些。如：

peter lewis

5. me和 I 分不清。比如奧巴馬就說過：

This is a very personal decision for Michelle and I.

6. 還有時間，不寫冒號。比如：

200p是指2:00 pm。

剛開始不明白，通知我開會差點錯過。有些客戶的訂單數(shù)量是10.000pcs，一開始我以為是10pcs，原來是10,000pcs。




No.3

別在郵件里寫word excel..

在中文習(xí)慣里，我們常常把word文件叫word，excel文件叫excel，ppt文件叫ppt。但英語里，你可千萬別這樣說。

• 第一，因為word只是一個做word文檔的軟件，excel只是做excel工作表的軟件，PPT也只是做PPT演示文稿的軟件。你不能用這個軟件名來代替這個軟件生成的文件。
• 其二，如果你直接說WORD, EXCEL, PPT，你叫蘋果用戶情何以堪，因為蘋果也有自己的辦公套件叫iWorks，分別叫Pages（文字處理）, Numbers（表格）, Keynotes（幻燈片）。

那么在英文郵件中這幾個怎么表述？

• WORD文檔叫 document。

如果是微軟的就叫word document，蘋果的 pages document。這里要說明一下，此處的document是狹義的document，特指文字處理軟件生成的document，實際上還有廣義的document，后面再詳細說。

• EXCEL工作表叫spreadsheet。

大家可能熟悉sheet是表，但看到spreadsheet就突然不知道是什么了，因為不明白spread是何意，也不知道為什么要有這個詞。

這里的spread是“展開”的意思，區(qū)別于“折疊”，這來源于電子表格還沒有發(fā)明的年代，那時會計記賬本會把左右兩頁拼起來作為一整頁來記賬，這就是spread，不是fold，這樣的表就叫spreadsheet。

進入電子表格時代，所有的數(shù)據(jù)都在一張表上鋪開了，就更不用記錄在多張表里一頁一頁去翻了，所以就繼續(xù)叫spreadsheet。

PPT演示文稿叫presentation。

就是用來“演示”的。如果是微軟的就叫powerpoint presentation，蘋果的叫keynote presentation。這兩個名字都取得挺好。

• powerpoint -> make your point powerful
• keynote -> the central idea of a book, a speech, etc.

還可以叫deck，還有叫slides的，就是“幻燈片”。

最后來說一下document這個詞的狹義和廣義的意思。

狹義上，document是指由文字處理軟件如Word, Pages生成的文檔，是以文字為主的文件。

廣義上，所有用來記錄信息（供人參考）的文件都叫document，所以docx、xlsx、 pptx、pdf文件都可以叫document，甚至連jpg、png等圖片都可以叫document。

那document 和 file有什么區(qū)別呢？

file是用來存檔的，從它的動詞file（把......歸檔）就可以看出來。電腦硬盤里的任何文件，都叫file，因為它們是“存”在硬盤里。

但電腦上不是所有的file都叫document，只有記錄信息供人讀取的file才叫document，而你的軟件（以exe結(jié)尾）就不是document，只能是executable file（可執(zhí)行文件）。

• file是用來存檔的。
• document是用來記錄信息的。

你和客戶說，附件是......可以有以下兩種說法，都沒錯。

• The atttached file is ...
• The attached document is ...

更推薦第二種說法，因為file只能說明它是電腦上的一個文件，沒有任何針對性，而document表示這里面有“信息”。