群發(fā)郵件，精準(zhǔn)營(yíng)銷

（一）應(yīng)用禮貌（courtesy）和體諒（consideration）原則創(chuàng)造友好的溝通氛圍

為了最終達(dá)成交易，函電雖然是書面語(yǔ)言，但一定要使“談話”的氣氛友好和諧融洽，提出的要求或不同看法使對(duì)方在情緒上易于接受，至少在語(yǔ)言上能夠拉近與對(duì)方的距離，增加親切感，與對(duì)方達(dá)到“共情”。所以要站在對(duì)方角度，使用You Attitude來(lái)考慮對(duì)方的需求、愿望、利益和問(wèn)題。談話不需要拐彎抹角，過(guò)分禮貌顯得虛偽。簡(jiǎn)單直接地進(jìn)行討論，這樣會(huì)節(jié)約溝通成本，也更高效。

1. 用禮貌的語(yǔ)氣和禮貌用語(yǔ)或句式。禮貌的語(yǔ)氣可以通過(guò)使用禮貌用語(yǔ)比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等來(lái)實(shí)現(xiàn)。

例1.You are requested to make the delivery by June.

改為：Please make the delivery by June.

例2.That is impossible.

改為：Unfortunately,that would not be possible.

2. 用肯定句或肯定的表達(dá)方式。做到簡(jiǎn)單直接，充分肯定。

例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.

改為：We believe you will entirely satisfied.

3. 及時(shí)回復(fù)對(duì)方來(lái)函。外貿(mào)函電所體現(xiàn)的禮貌不應(yīng)該僅停留在字面上，用些禮貌用語(yǔ)或禮貌句式，還應(yīng)該在行動(dòng)上或反應(yīng)上有所表現(xiàn)，即當(dāng)收到對(duì)方函電要及時(shí)回復(fù)，不管信函內(nèi)容是否接受或提出的條款是否同意。如果是接受，那么雙方因及時(shí)處理而使交易快速進(jìn)展，如果不接受，那就禮貌地說(shuō)明合理的理由，也就無(wú)需等待，可以去尋找另外的合作者，進(jìn)入下個(gè)階段，或者發(fā)件人提出可以變通的合理化建議，比如無(wú)現(xiàn)貨的情況下可以向?qū)Ψ教峁┨娲返取＿@樣對(duì)雙方來(lái)說(shuō)都有利于提高交易效率。

4. 充分了解文化差異以減少誤會(huì)和分歧。由于交易的客戶有著不同的文化背景，可能存在著語(yǔ)言、表達(dá)方式差異、表達(dá)習(xí)慣等方面的差異，相同的字詞或句式在不同的國(guó)家可能有著不同的含義。比如，quite在英式英語(yǔ)中就是fairly,but not much（中等，不很）的意思；而在美式英語(yǔ)中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意義就不同了：We would quite like to do business with you.英式英語(yǔ)的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特別想”。所以在函電的寫作中除了盡量避免使用本身語(yǔ)義不清或語(yǔ)義過(guò)多的表達(dá)之外，就是要充分了解雙方的文化差異，多考慮對(duì)方的文化背景，這也是“you attitude”，這樣既是禮貌的表現(xiàn)，同時(shí)也能避免產(chǎn)生不必要的誤會(huì)或分歧，有利于提高溝通的效率。當(dāng)然，一旦出現(xiàn)無(wú)法理解或確定對(duì)方函電的真實(shí)意思的情況，一定不要按自己的想法來(lái)猜測(cè)或判斷，請(qǐng)對(duì)方改用其他表述來(lái)進(jìn)一步明確。

（二）應(yīng)用正確具體（concreteness）和完整（completeness）原則提高信息傳遞的效率

1. 使用“三段式”結(jié)構(gòu)布局謀篇。外貿(mào)函電是正式的商業(yè)信函，寫作格式有其相對(duì)固定的套路或規(guī)律：要求寫作條理要清晰，表達(dá)意思要清楚，段落結(jié)構(gòu)要完整。正文部分可以按照所謂的“三段式”來(lái)寫，即：the opening（開(kāi)頭）、the main body（主體）和the closing（結(jié)尾）。開(kāi)頭和結(jié)尾一般各一段，起承前啟后的作用，段落不要過(guò)長(zhǎng)。中間主體部分的段落數(shù)根據(jù)詢盤、報(bào)盤、還盤等內(nèi)容的具體情況而定。

開(kāi)頭部分主要用來(lái)確認(rèn)收到和感謝對(duì)方來(lái)函，簡(jiǎn)略提及對(duì)方來(lái)函內(nèi)容，收到對(duì)方來(lái)函后寫信方采取了哪些行動(dòng)以及本函主要內(nèi)容。開(kāi)頭部分的確認(rèn)和感謝可采用的表達(dá)方式如：

Thank you for your email dated 12 January,2021.

Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of...

We are glad to note from you email of 12 January,2021that...

We refer to you Enquiry No...

結(jié)尾部分主要表達(dá)希望對(duì)方盡快回復(fù)和希望雙方能夠合作的愿望。如：

We look forward to hearing from you.

We are awaiting your order with keen interest.

Your early attention to this enquiry will be highly appreciated.

We trust you will give us an early reply

2. 擬定具體完整的主題行內(nèi)容。主題行是提示所寫函電的主要內(nèi)容和相關(guān)信息，很多時(shí)候收件人會(huì)根據(jù)主題來(lái)確定其重要程度而決定是否閱讀處理或安排處理的順序。為使函電內(nèi)容一目了然并被快速處理，主題最好認(rèn)真填寫，并且要具體、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要寫成Your offer;Enquiry for your hand-embroidered silk scarfs（對(duì)手繡絲圍巾的詢盤），不要寫成Enquiry。

3. 合理運(yùn)用技術(shù)和陳述事實(shí)。在外貿(mào)函電內(nèi)容的寫作過(guò)程中，語(yǔ)法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)要正確，語(yǔ)言要標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字要準(zhǔn)確、表述事實(shí)要具體清楚、專業(yè)術(shù)語(yǔ)要理解運(yùn)用得當(dāng)。為避免把自己一方陷入被對(duì)方發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后帶來(lái)的尷尬，甚至是給當(dāng)次業(yè)務(wù)或給公司帶來(lái)的不必要的麻煩和影響，在函電發(fā)出前需要?jiǎng)?wù)必做細(xì)致的檢查核對(duì)。

例4.日期寫法正確。

為避免產(chǎn)生誤解，在函電正文中出現(xiàn)的日期建議使用日期（數(shù)字），月（全拼），年（數(shù)字）的順序或月（全拼），日期（數(shù)字），年（數(shù)字）的順序。比如11 December,2021或December 11,2021.當(dāng)然，寫成11st December,2021或December 11st,2021也未嘗不可。但是，最好不要寫成2021.12.11，這種年月日的數(shù)字順序目前為止并沒(méi)有在世界上得到一致的認(rèn)可。

例5.語(yǔ)法正確。

誤：Our competitors’prices are 2%-3%lower than us.

正：Our competitors’prices are 2%-3%lower than ours.

例6.實(shí)事求是。

We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan.

all kinds of goods有些夸張?？梢赃M(jìn)行如下改動(dòng)：

We are well-established exporters of Swedish sundry goods,such as Toys,buttons and stationary.

例7.事實(shí)要具體清楚。

We have drawn on you as usual under your L/C.表述不夠具體，使得事實(shí)不夠清晰，修改如下：

We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount,US$3500,under your L/C No.258 of the China Bank.

例8.稱呼和結(jié)尾敬語(yǔ)要正確。

互聯(lián)網(wǎng)下的函電用語(yǔ)逐漸趨于口語(yǔ)化，直接稱呼人名的稱呼，如Dear Mr.Henry更常見(jiàn)，其對(duì)應(yīng)的結(jié)尾敬語(yǔ)顯得更加親密和友好一些，如，Yours,with best/kind regards,Regards,Best (Wishes),Best等。

（三）應(yīng)用清楚（clarity）和簡(jiǎn)潔（conciseness）原則提高信息接收的效率

外貿(mào)函電雖然是正式的商業(yè)信函，但不意味著要使用陳舊的格調(diào)、句式和表達(dá)。隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是追求高效率的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在英語(yǔ)語(yǔ)言本身也在發(fā)生著變化的同時(shí)，外貿(mào)函電使用的語(yǔ)言也逐漸趨于直接和簡(jiǎn)單，甚至一些口語(yǔ)表達(dá)也會(huì)出現(xiàn)在函電里。比如It doesn’t,you’re等。由于外貿(mào)函電寫作是以最終達(dá)成交易為目的，因此，在寫作過(guò)程中，要盡量使用常用的詞匯和簡(jiǎn)單句子結(jié)構(gòu)，讓對(duì)方容易理解，且不需要花太多的時(shí)間。用簡(jiǎn)短和平實(shí)的語(yǔ)言清楚完整地表達(dá)必要和相關(guān)的信息即可。

1. 多使用簡(jiǎn)短熟悉常用詞匯，而不選擇生僻低頻詞匯。

2. 避免使用冗長(zhǎng)、舊式或重復(fù)的表達(dá)。簡(jiǎn)單的句子結(jié)構(gòu)，更加容易理解。

例9.Enclosed herewith please find two copies of invoice.（舊式表達(dá)，且herewith重復(fù)）

改為：We enclose two copies of invoice.

例10.Will you ship us any time during the month of December,or even November would suit us just as well.

改為：Please ship us by the end of November.

3.不用模棱兩可或表達(dá)不清楚或容易產(chǎn)生歧義的詞匯。所謂意思表達(dá)清楚就是要讓自己在函電中想要表達(dá)的意思和對(duì)方理解到的意思相契合，如果使用了本身就帶有多重含義或表達(dá)不明確的詞或詞匯，就會(huì)帶來(lái)不必要的麻煩，雙方再次溝通確認(rèn)或重寫函電，都會(huì)增加溝通成本，影響交易的進(jìn)程。比如bimonthly有兩個(gè)含義一個(gè)是“twice a month”（一個(gè)月兩次），另一個(gè)是“once two months”（兩個(gè)月一次），那么從句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong,we have bimonthly direct services.”中能否判斷出還是每?jī)稍乱淮文兀匡@然不能?？勺鋈缦赂膭?dòng)：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（從紐約到香港的直達(dá)輪每月兩次。）

4. 使用單詞或較短的短語(yǔ)來(lái)代替較長(zhǎng)的短語(yǔ)。比如可以用now,because,usually,if,even though來(lái)相應(yīng)代替at this time,due to the fact that,more often than not,in the event that,in spite of the fact that

5. 用簡(jiǎn)單句子代替長(zhǎng)句。句子簡(jiǎn)單，易讀易理解。

例11.Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（長(zhǎng)）

Please find out the reason.（短）

6. 長(zhǎng)句拆分短句。有研究表明，7-20個(gè)單詞的句子表達(dá)更清晰，而27個(gè)單詞以上的句子理解起來(lái)會(huì)有困難或使人覺(jué)得厭煩。所以我們盡量用較短的句子來(lái)表達(dá)，將一個(gè)長(zhǎng)句，復(fù)合句拆分成幾個(gè)簡(jiǎn)單句來(lái)表達(dá)。

例12.It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales,coupled with the increasing cost of raw materials,radical cost savings are to be implemented by each division.（復(fù)合句）

The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials.Therefore,each division must implement cost savings.（簡(jiǎn)單句）