寫出一封郵件并不難，寫好一封郵件卻很難，相信做外貿(mào)的朋友，對此都深有體會。具體難在哪里，各有各的“血淚史”。從我這些年收到的學(xué)員反饋來看，病癥千奇百怪，但歸結(jié)到最后還是：

拿不到訂單。

因?yàn)橐黄恼铝_納所有不太可能，今天就結(jié)合一些高頻“坑點(diǎn)”，分享下郵件中常見的邏輯漏洞和細(xì)節(jié)處理。雖然不一定能讓你的郵件無懈可擊，但把你的郵件拉升幾個(gè)檔次，少吃點(diǎn)虧還是綽綽有余的。

01

郵件未成，邏輯先行

首先從“思維邏輯”開始，因?yàn)檫@是你郵件成型的必要條件。如果在寫郵件之前，腦子里沒有一個(gè)清晰的結(jié)構(gòu)框架，那憑意識流寫出來的東西，水平怎么樣是可想而知的。

一般的郵件，不管是開發(fā)信還是其他，都是三段式，最多不超過四段。

大家可以回憶一下自己寫的郵件，如果超過這個(gè)段落數(shù)，你就要重新理一理自己的邏輯了。是否過于啰嗦，重點(diǎn)模糊？是否層次不明了，讓人沒有閱讀欲？你要知道，外國客戶通常只會花3-4秒鐘掃一封郵件。如果超過這個(gè)時(shí)間成本，那你的郵件十之八九進(jìn)垃圾箱。這不是在唬人，可以具體來看一個(gè)案例。







這是我真實(shí)收到過的一封開發(fā)信，大家覺得如何？

首先一眼看上去，感覺就是長。

根據(jù)我說的3段式要求，這肯定超了。

那有沒有必要寫這么長呢？這里面的信息都是必不可少的嗎？

顯然不是，不然我不會提“3段式”這么明確的標(biāo)準(zhǔn)。

就比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”這段。

有存在的意義嗎？

客戶如果真想刪掉你的郵箱，你這句話能阻止嗎？

所以結(jié)構(gòu)上多出來這么一段，完全是邏輯上的混亂。

另外公司介紹的部分也很多余。

如果不是知名企業(yè)，比如世界五百強(qiáng)這種等級，客戶是沒興趣了解的。

當(dāng)然，這封郵件還有其他問題，考慮到是行文結(jié)構(gòu)方面的分析，就不再多說了。

如果熟悉我課程體系的朋友，也會看出來這封其實(shí)正是我講的“開發(fā)信1.0”版本。

后續(xù)我升級過的2.0版本，邏輯結(jié)構(gòu)上更完整清晰，也更精煉簡潔。

以及3.0和4.0版本，如何利用郵件群技巧，避免郵件同質(zhì)化、突出重圍，都是大家能夠改進(jìn)的方向。

另外，除了框架結(jié)構(gòu)上需要緊湊清晰的邏輯作支撐，還有一點(diǎn)需要注意的是郵件中是否存在漏洞。

既避免踩對方的陷阱，也不要自己挖坑自己跳。

除了要做到滴水不漏，最重要的還是“嚴(yán)謹(jǐn)”。

比如我有個(gè)朋友曾經(jīng)就遇到過這樣一個(gè)問題：

工廠方面的原因，他已經(jīng)第二次向客戶申請延期交貨了，然后客戶發(fā)來一句

“We cannot afford any further delay."

這句話是什么意思呢？

其實(shí)存在歧義，既可以理解為：你這次延期我接受，但是下次不可以了；

也可以理解為：我過去已經(jīng)同意你延期了，這次就不行了。

這大概率是客戶留下的“陷阱”，如果東西當(dāng)時(shí)在市場上賣得不錯(cuò)，你延期發(fā)貨可能什么事都沒有。

但如果行情不行，也有可能你快要準(zhǔn)備安排出貨了，客人突然通知你“這批貨不要了，因?yàn)槟阊悠谖覜]有辦法搞促銷?！?br>
萬一遇到這種情況你是有理說不清的，因?yàn)榻忉寵?quán)在對方手里，你很被動。

所以需要把這種可能扼殺在源頭。

你完全可以以第一種理解做回復(fù)：

首先感謝諒解，再請求對方確認(rèn)并通過一下新的ETD。

只有這樣做，才能完全避坑。

02

細(xì)節(jié)永遠(yuǎn)是加分項(xiàng)

如果邏輯結(jié)構(gòu)上沒什么問題，那就可以考慮怎么讓郵件更完美精致了。

一封完美的郵件，在細(xì)節(jié)上肯定是面面俱到的，而“細(xì)節(jié)”又常常是被大家忽略的，所以接下來談?wù)勔恍┝闼榈杏玫摹凹?xì)節(jié)”。

一.字體

這可能對很多人來說太多余了，認(rèn)為這完全不重要。

我說過，細(xì)節(jié)是錦上添花的東西，你沒有不見得就搞砸事情，但有了肯定加分。

就像郵件的字體，它不會影響文本的理解，但絕對影響閱讀的體驗(yàn)。

如果能采用讓客戶舒適的字體，也能讓你的郵件搏得幾分好感。

我對商務(wù)郵件字體的意見是：

不要使用奇怪的或者特殊的字體，盡量用常規(guī)字體。

英文郵件千萬不要使用“宋體”。

大小基本選11號或12號就可以了。

二.標(biāo)點(diǎn)

標(biāo)點(diǎn)符號其實(shí)還蠻重要，有時(shí)候跟語氣、句意都有關(guān)系。

比如不要使用太多感嘆號，句子寫完一定要加句號，英文標(biāo)點(diǎn)符號后面必須空一格再繼續(xù)。

三.郵件的語氣

提到語氣，可能有的人就下意識覺得要怎么委婉怎么來，事實(shí)上也未必。

這其實(shí)是根據(jù)你自己的職位、對方的職位，或者你們之間的熟悉程度來斟酌敲定的。

但有一些表達(dá)方式，不管是什么關(guān)系，都不建議使用，很容易冒犯到別人。

比如“Regarding this point, my understanding is...”這種說法就有全盤否定對方的意思，非常不禮貌，

如果改成“In my opinion, ..., is it correct?”就更為妥當(dāng)些。

其他一些語氣上的“雷點(diǎn)”在我課程第二章的2.6節(jié)有更為詳細(xì)的列舉，感興趣的朋友可以再去了解一下。

四.簽名

郵件里插入簽名其實(shí)還挺重要的，因?yàn)猷]件這種交流方式的及時(shí)性并不那么強(qiáng)。

如果客戶有緊急的事情找你，卻沒有你其他的聯(lián)系方式，那你很可能就失去一個(gè)潛在的機(jī)會。

不要覺得這不可能，因?yàn)槲艺鎸?shí)遇到過。

簽名一般是由你的名字、職位、電話號碼、公司全稱、地址等要素構(gòu)成，大家做的時(shí)候盡量全面一些。

好了，關(guān)于郵件邏輯和細(xì)節(jié)的分享先到這里，希望大家能夠?qū)φ兆约旱泥]件查漏補(bǔ)缺。

最后祝大家都能寫出優(yōu)秀的郵件，拿到更多的訂單！

ps：


毅冰有話說

自從管理課上線后，最近圈里對管理課的討論比較多。

不少朋友提到了關(guān)于外貿(mào)公司員工職責(zé)分配的問題，我在課中也有提過，不知道有沒有朋友看到相關(guān)章節(jié)了。

我一直強(qiáng)調(diào)跟單就是跟單，業(yè)務(wù)就是業(yè)務(wù)，這個(gè)很重要。

如果想做業(yè)務(wù)，那一開始公司讓你做跟單的時(shí)候，就應(yīng)該拒絕，而不是所謂的過渡期，這是不存在的。

很多公司，本身招聘跟單就很困難，需要人來處理這些訂單跟進(jìn)的事宜，需要人打雜，往往就用這一招，明著招聘業(yè)務(wù)員，人來了就先讓做跟單。

所以如果你的方向不在這里，一定要表明立場和想法，希望調(diào)整工作崗位。

其實(shí)存在這樣的問題的公司和業(yè)務(wù)員實(shí)在是不少，業(yè)務(wù)員如何爭取權(quán)益，公司如何正確的用人，我建議大家把管理課的相關(guān)章節(jié)看一遍，方法我都講的很詳細(xì)了。

原作者：毅冰

原出處：邦閱知識服務(wù)平臺

原鏈接：https://yue.52wmb.com/article/30543