跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：

　　(1)接單

　　(2)跟進(jìn)生產(chǎn)

　　(3)催審單證

　　(4)出貨跟蹤

　　(5)制單結(jié)匯

　　一．接單的形式：在出口貿(mào)易中，最常見(jiàn)的是：

　?。?）合同：合同有銷貨合同和購(gòu)貨合同。前者由賣方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。

　?。?）確認(rèn)書(shū)：它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書(shū)和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。

　　而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

　　還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。

　　要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

　　1．接單的程序：詢盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)，接受等環(huán)節(jié)。

　?。?）詢盤(pán)：又叫詢價(jià)。

　?。?）發(fā)盤(pán)：又叫報(bào)價(jià)。是賣方向買(mǎi)方提出各項(xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢盤(pán)后作出的。

　?。?）還盤(pán)：又叫還價(jià)。

　?。?）拒絕還盤(pán)

　?。?）接受買(mǎi)方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

　　2．審單：即審核合同

　　2.1．審單內(nèi)容：

　　產(chǎn)品名稱、規(guī)格

　　質(zhì)量

　　數(shù)量

　　單價(jià)、總額

　　價(jià)格條款

　　付款方式

　　包裝要求

　　交貨期

　　交貨方式

　　2.2．審單方法：

　　（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼/型號(hào)是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號(hào)同時(shí)也代表了規(guī)格。

　?。?）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。

　?。?）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2.5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。

　?。?）單價(jià)，總額的審查：

　　1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？

　　2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

　?。?）價(jià)格條款的審查：出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：

　　FOB船上交貨價(jià)（指定裝運(yùn)港的價(jià)格條件）

　　CIF成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指定目的港）價(jià)格。

　　FCA（用于空運(yùn)）byair

　?。?）付款方式審查：

　　1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

　　2.支付的貨幣能否接受？

　?。?）包裝要求的審查：

　　1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

　　2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

　　3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書(shū)，嘜頭）

　?。?）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。

　?。?）交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。

　　注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

　　關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

　　1．寄目錄，樣本：

　　2．準(zhǔn)備樣品。

　?。?）工廠現(xiàn)有的款式

　　要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。

　　作為跟單員，我們要做到：

　　A：有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

　　B：新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

　　C：新品的制作要留有實(shí)樣。

　　D：客戶的來(lái)樣要保存好原樣。

　　形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

　　買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。

　　為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開(kāi)出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開(kāi)證或匯款。

　　簽訂合同后跟單的主要程序：

　　以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

　　備貨及生產(chǎn)跟單

　　催審單證

　　訂倉(cāng)裝船

　　制單結(jié)匯

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