第4日 實(shí)務(wù)篇:外貿(mào)單證的繕制與單證事故處理
單證是整個(gè)外貿(mào)工作的核心。新手通過學(xué)習(xí)單證,可以很清晰地將整個(gè)外貿(mào)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來。
一、外貿(mào)單證的種類與使用
外貿(mào)實(shí)務(wù)中,單證的制作與出具人通常有出口商、出口國的商檢等機(jī)構(gòu),貨運(yùn)公司以及進(jìn)口商,一般規(guī)定是英文或中英文對(duì)照。
外貿(mào)常見的單證有:
1.合同(CONTRACT)
CONTRACT是統(tǒng)稱,買賣雙方均可出具。如系賣方制作,可稱為銷售確認(rèn)書(SALES CONFIRMATION),買方出具則可稱為采購確認(rèn)(PURCHASED CONFIRMATION)。除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址,簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、交易貨物品名、付款方式、違約責(zé)任以外,還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)附加條款。此外,正式的外貿(mào)合同,往往還有更詳細(xì)的約定,比如信用證條件下的信用證開證要求,對(duì)各種不可抗力的規(guī)定等細(xì)則。
對(duì)于容易在裝卸和儲(chǔ)運(yùn)過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等,合同中往往還會(huì)附加“溢短裝”條款,即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上,有若干幅度的差異,最后按照實(shí)際交貨量來結(jié)算。比如“5% MORE OR LESS ALLOWED”,即允許多交或少交5%。
理論上,合同應(yīng)該“一式兩份,雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑”,可在外貿(mào)實(shí)務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行,一般的傳真件也就行了,作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用,以及預(yù)付款、信用證等實(shí)質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因?yàn)槿绱?,一些國家的客戶甚至制作固定合同,并留下“信用證開出后生效”等條款,進(jìn)一步淡化合同的約束力,到處散發(fā)作為詢價(jià)工具。碰到這樣的合同,不必當(dāng)真,預(yù)留時(shí)間,等到信用證收到再有所行動(dòng)不遲。
2.發(fā)票(INVOICE)
或稱商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice)。外貿(mào)的“發(fā)票”概念和國內(nèi)的財(cái)務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件,用于說明此票貨物的品名、數(shù)量、單價(jià)、總值等,以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘,但必須包括上述要素,并全名落款。發(fā)票必須注明一個(gè)發(fā)票號(hào)碼(自己擬定),出票時(shí)間??梢园凑招枰皇綆追?,由若干正本和副本組成的,應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。發(fā)票的末端通常有E.&O.E.字樣,意為“有錯(cuò)當(dāng)查”,即此份發(fā)票如有錯(cuò)漏允許更改。
發(fā)票的樣本見式樣2。
3.形式發(fā)票(PROFORMA INVOICE)
樣式近似商業(yè)發(fā)票,幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來,標(biāo)題改為“PROFORMA INVOICE”即可。形式發(fā)票的用處,一是類似于單方面合同,作為報(bào)價(jià)和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認(rèn)形式發(fā)票”的形式作為合同。因此,除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外,還可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款,比如交貨期等等,以進(jìn)一步落實(shí)交易。此外,對(duì)于那些需要進(jìn)口許可或外匯使用額度的交易,客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請(qǐng)。在采用國際快遞寄送貨物的時(shí)候,也需要附上形式發(fā)票,作為快遞公司統(tǒng)一報(bào)關(guān)計(jì)用。
4.裝箱單(PACKING LIST)
與外貿(mào)發(fā)票對(duì)應(yīng),性質(zhì)一樣,主要用于說明貨物的包裝情況,如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細(xì)說明,如凈重等。
樣式與發(fā)票相仿,只是不需要注明貨物價(jià)值。通常也需要若干正本和副本。
樣本見式樣3。
5.提單(BILL OF LOADING)
提單就是貨物交付貨運(yùn)公司以后,由貨運(yùn)公司出具的證明,用以代表物權(quán),以及在目的地提貨。每個(gè)船公司都有自己式樣的提單,但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心單證,某種意義上就是貨物的代表,貨款的價(jià)值。對(duì)于提單,后面我們會(huì)專門用一個(gè)章節(jié)來了解學(xué)習(xí)。根據(jù)運(yùn)輸方式的不同,分為空運(yùn)提單(AIR WAY BILL,簡稱AWB)和海運(yùn)提單(OCEAN BILL OF LOADING,簡稱B/L)及其他。但實(shí)務(wù)中以海運(yùn)提單最為常見,空運(yùn)提單次之。
提單由貨運(yùn)公司根據(jù)發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制,經(jīng)發(fā)貨人確認(rèn)無誤后簽章出具。一般三正三副,任何一份正本均可提貨。一經(jīng)提貨,其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失,如果客戶沒有指明要求的話,可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外,海運(yùn)提單在簽發(fā)的時(shí)候還必須加注“上船時(shí)間”(ON BOARD DATE)字樣,這是計(jì)算實(shí)際交貨期的標(biāo)準(zhǔn)。海運(yùn)提單樣本見式樣4。
6.裝船通知(SHIPPING ADVICE)
船開前或不遲于船開當(dāng)日,由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限,但應(yīng)包括下列內(nèi)容:收貨人(Consignee)、發(fā)貨人(Consigner)、貨物名(Goods)、提單號(hào)(B/L Number)、集裝箱/鉛封號(hào)(Container/Seal Number)、船名(Vessel Name)、航次(Voy)、目的港(Destination Port)、起航日(ETD, Estimated)和預(yù)計(jì)抵達(dá)日(ETA, Estimated Time of Arrival)等項(xiàng)目內(nèi).
7.保險(xiǎn)單(INSURANCE POLICY)
為防范國際貨物運(yùn)輸中可能發(fā)生的毀損,對(duì)一些價(jià)值較高的貨物,貿(mào)易商通常會(huì)辦理保險(xiǎn)。
保險(xiǎn)公司根據(jù)投保的險(xiǎn)種開具保險(xiǎn)單,作為貨物單據(jù)之一。海運(yùn)貨物保險(xiǎn)的險(xiǎn)別,分為基本險(xiǎn)別和附加險(xiǎn)別兩類。
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