作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員,每天都會收到很多電子郵件(哦,你每天只有一封,那努力吧),那么你是如何管理和答復(fù)這些郵件的呢?我的一些個人看法,供參考:
如何識別真假詢盤: 你可能每天都會收到很多新的訊盤,特別是如果你做了網(wǎng)絡(luò)推廣的話,但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤,如果是一個真的客戶,你沒有認(rèn)真答復(fù)可能會失去,如果是國內(nèi)同行,如果你發(fā)了詳細(xì)的資料或者報價,將會泄漏自己的信息,特別是技術(shù)設(shè)計比較高的行業(yè),泄漏信息是十分不好的。所以識別真假客戶是必要的。如何識別他們?
首先,查一下發(fā)件人的IP,方法:右鍵單擊收到的郵件,選擇屬性-詳細(xì)信息,在里面你會看到幾個IP地址,然后查詢IP所屬的區(qū)域,可以到ip.lk52.com這類的網(wǎng)站查,輸入IP地址就可以知道來自哪個地區(qū);
其次,如果你的網(wǎng)站有計數(shù)器,同時可以參考一下計數(shù)器里面的IP記錄,看看是不是有這個IP瀏覽過你的網(wǎng)站;一般來說用國外代理服務(wù)器上國內(nèi)工廠的網(wǎng)站比較困難,所以一般國內(nèi)的是用真實IP上你的網(wǎng)站,發(fā)送郵件的時候可能會用代理服務(wù)器。用計數(shù)器還有一個好處,就是可以知道瀏覽你網(wǎng)頁的是通過什么地方知道你的,是點擊B2B網(wǎng)站上面的鏈接還是直接輸入你的網(wǎng)站地址?如果是直接輸入地址,那就要想想他是怎么知道的。
第三,看看客戶發(fā)來郵件的時間,根據(jù)時差判斷客戶發(fā)送郵件的時間,比如早上八九點從德國IP發(fā)送過來的郵件基本有問題。
第四,看看客戶在郵件里面是否留了詳細(xì)的聯(lián)系資料,如果有網(wǎng)址,詳細(xì)電話傳真地址等,一般比較可信,對于資料不全的,可以問問他的聯(lián)系資料,猜測有問題的,可以發(fā)送傳真或者電話詢問一下。打電話給客戶會讓客戶覺得你比較重視他,哪怕只是說明一下收到了他的訊盤,有利無害。
第五,分析客戶訊盤的內(nèi)容,如果有具體的規(guī)格,詳細(xì)的要求,這類客戶比較有價值,如果只是籠統(tǒng)的要樣本價格單什么的,比較沒什么意義,至少短期沒什么價值。
對于使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤,多留心。
如何撰寫一封規(guī)范的郵件:
1.使用統(tǒng)一的信紙,最好有公司的商標(biāo),主要產(chǎn)品的圖片類別等等,很方便就可以做一個,網(wǎng)絡(luò)下載的信紙不太適合商務(wù)使用。
2.格式正確,統(tǒng)一,郵件主題合理,拼寫無誤。所有發(fā)給客戶的郵件應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式:
(1)郵件主題最好有公司名字等,比如公司名字是EXPORT,行業(yè)是PLASTIC,這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報價,那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個好處,可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息,對于來往郵件很多的客戶,開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料,但是現(xiàn)在通過主題就很方便知道郵件大概內(nèi)容是什么,節(jié)省很多時間。
(2)郵件正文兩端對齊:對于段落很多的郵件,正文兩端對齊會顯得很整潔。
(3)第一封郵件最好寫上Mr.或者Ms.某某,職位寫SALES MANAGER等,不管你是不是經(jīng)理,寫上沒關(guān)系,你職位高客戶會覺得把他當(dāng)回事,有好處。
(4)落款有公司標(biāo)識以及詳細(xì)聯(lián)系資料
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