為了保證進出口貨物的安全交接，在整個運輸過程中需要編制各種單據(jù)。這些單證各有其特定的用途，彼此之間又有相互依存的關(guān)系。它們既把船、港、貨各方聯(lián)系在一起，又能分清各自的權(quán)利和業(yè)務(wù)。 　按實際業(yè)務(wù)程序介紹一些主要的貨運單證

　托運單(BOOKING NOTE)

　托運單俗稱“下貨紙”，是托運人根據(jù)貿(mào)易合同和信用證條款內(nèi)容填制的，向承運人或其代理辦理貨物托運的單證。承運人根據(jù)托運單內(nèi)容，并結(jié)合船舶的航線、掛靠港、船期和艙位等條件考慮，認為合適后，即接受托運。

　裝貨單(SHIPPING ORDER)

　裝貨單是接受了托運人提出裝運申請的船公司，簽發(fā)給托運人，憑以命令船長將承運的貨物裝船的單據(jù)。裝貨單既可用作裝船依據(jù)，又是貨主憑以向海關(guān)辦理出口貨物申報手續(xù)的主要單據(jù)之一，所以裝貨單又稱“關(guān)單”，對托運人而言，裝貨單是辦妥貨物托運的證明。對船公司或其代理而言，裝貨單是通知船方接受裝運該批貨物的指示文件。

　收貨單(MATES RECEIPT)

　受貨單又稱大副收據(jù)，是船舶收到貨物的收據(jù)及貨物已經(jīng)裝船的憑證。船上大副根據(jù)理貨人員在理貨單上所簽注的日期、件數(shù)及艙位，并與裝貨單進行核對后，簽署大副收據(jù)。托運人憑大副簽署過的大副收據(jù)，向承運人或其代理人換取已裝船提單。

　由于上述三份單據(jù)的主要項目基本一致，我國一些主要口岸的做法是將托運單、裝貨單、收貨單、運費通知單等合在一起，制成一份多達9聯(lián)的單據(jù)。各聯(lián)作用如下：第一聯(lián)由訂艙人留底，用于繕制船務(wù)單證。第二、三聯(lián)為運費通知聯(lián)，其中一聯(lián)留存，另一聯(lián)隨帳單向托運人托收運費。第四聯(lián)裝貨單經(jīng)海關(guān)加蓋放行章后，船方才能收貨裝船。第五聯(lián)收貨單及第六聯(lián)由配艙人留底。第七、八聯(lián)為配艙回單。第九聯(lián)是繳納出口貨物港務(wù)費申請書。貨物裝船完畢后，港區(qū)憑以向托運人收取港雜費。

　海運提單(BILL OF LADING)

　提單是一種貨物所有權(quán)憑證。提單持有人可據(jù)以提取貨物，也可憑此向銀行押匯，還可在載貨船舶到達目的港交貨之前進行轉(zhuǎn)讓。