Lesson One Business Letter：Its Writing and Layout
商業(yè)書信的撰寫和格式
商業(yè)書信的撰寫
商業(yè)書信的撰寫是商業(yè)活動中的一項基本活動。盡管電話、電傳和電報通信已廣泛使用，商業(yè)書信仍然是重要的通信方式。事實上，絕大部分的重要電話、電傳和電報通信最后還要用書信來證實。
商業(yè)書信的內(nèi)容常常是一種業(yè)務(wù)安排、一項協(xié)議或者一個合同，因此，必須謹慎撰寫。
在撰寫商業(yè)信時，建議注意以下幾點：
1．完整信的內(nèi)容應(yīng)力求u201c完整u201d，即包括寫信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況及問題，或是回答來信所提出的全部問題或要求。重要的信更加注意u201c完整u201d，例如接受對方的報盤時，最好把條件全部說清楚或具體說明所接受的報盤的根據(jù)是什么（如報價單、信件等等），因為這種信實際上已是成交合同，此信發(fā)出后，對方一收到，即對雙方都具有約束力，如果不u201c完整u201d，有可能引起不必要的糾紛。
2．具體信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方作出明確反應(yīng)的信，或是答復(fù)對方提出的要求或問題的信，或是報盤、承諾等等，該具體時就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。
不過，并不是所有的商業(yè)書信都要求u201c具體u201d，在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)一些反而更好。有時，由于沒有確實的事實或數(shù)字，就不可能做到具體。有時，雖然有確實的事實或數(shù)字，但是為了外交和策略的需要，也可以避免太具體。有時，為了有意識地對方發(fā)表或形成他的意見，或者這些具體事實或數(shù)字說不說都無關(guān)緊要，也可以不必具體?？傊摼唧w的就要具體，不該具體時就籠統(tǒng)一些，視需要而定。
3．清楚信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使收信人看了信后不會誤解寫信人所要表達的意思。