公司的采購(gòu)是一項(xiàng)重要的事務(wù)處理活動(dòng)，其處理流程一般如下，如圖所示。Image:信息采購(gòu)物流的流程.jpg

⑴ 計(jì)劃部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)通過(guò)內(nèi)部的信息系統(tǒng)將年或月份需求信息及時(shí)發(fā)布到數(shù)據(jù)庫(kù)中，供應(yīng)部門(mén)根據(jù)最新需求信息制訂采購(gòu)計(jì)劃。

⑵ 采購(gòu)方發(fā)布求購(gòu)信息，要求供貨方提供貨源信息、進(jìn)行報(bào)價(jià)等。

⑶ 供貨方的到相關(guān)的求購(gòu)信息后，對(duì)采購(gòu)方做出回應(yīng)，如報(bào)價(jià)等。

⑷ 根據(jù)采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部供應(yīng)商管理模塊和需求計(jì)劃，對(duì)供應(yīng)商提供的各種資料信息進(jìn)行比較選擇，擇優(yōu)選定一家或數(shù)家供應(yīng)商，或者根據(jù)實(shí)際需要尋找新供應(yīng)商，這就需要有一定的審核，確保新供應(yīng)商的信用度。

⑸ 采購(gòu)雙方簽訂電子貿(mào)易合同。

⑹ 對(duì)需立即采購(gòu)的或已達(dá)到批量采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，依據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則生成訂單。

⑺ 采購(gòu)方向供貨方發(fā)放商品訂購(gòu)單，說(shuō)明初步確定購(gòu)買(mǎi)的商品信息。

⑻ 供貨方對(duì)采購(gòu)方提出的訂單信息進(jìn)行回應(yīng)，說(shuō)明有無(wú)此商品及商品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、品質(zhì)狀況。

⑼ 采購(gòu)方根據(jù)供貨方的回答情況決定是否對(duì)訂單做出更改，說(shuō)明最終確定的采購(gòu)信息。

⑽ 下達(dá)訂單及掌握進(jìn)貨過(guò)程。將訂單通過(guò)INTERNET發(fā)給供應(yīng)商的訂單管理系統(tǒng)，供應(yīng)商發(fā)貨后供應(yīng)部門(mén)要及時(shí)跟蹤供貨過(guò)程。

⑾ 采購(gòu)方向供貨方提出運(yùn)輸工具、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。

⑿ 供貨方向采購(gòu)方發(fā)出發(fā)貨通知，將運(yùn)輸方式、發(fā)貨地點(diǎn)等信息通知采購(gòu)方。

⒀ 采購(gòu)方將收貨信息通報(bào)給供貨方，貨到后供應(yīng)部門(mén)即時(shí)通知品質(zhì)部門(mén)驗(yàn)收，合格后倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)入庫(kù)。

⒁ 訂購(gòu)的產(chǎn)品入庫(kù)或服務(wù)完成后系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證并向系統(tǒng)提交，供應(yīng)部門(mén)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交有關(guān)單據(jù)。

⒂ 依據(jù)規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時(shí)或產(chǎn)品驗(yàn)收合格入庫(kù)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地給供應(yīng)商付款，或者供應(yīng)部門(mén)依據(jù)有關(guān)收貨單據(jù)人工通知財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商付款。

⒃ 供貨方向采購(gòu)方發(fā)送電子發(fā)票，采購(gòu)方收到商品，供貨方收到貨款并出具電子發(fā)票。

⒄ 如果在交易過(guò)程中，任何一方違約，受損的一方將向違約方索賠。

在信息采購(gòu)的所有環(huán)節(jié)中，目前被采購(gòu)人員使用得最多的是以下兩項(xiàng)功能：

① 發(fā)布求購(gòu)信息，既可在許多專(zhuān)業(yè)商業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布求購(gòu)信息，也可在自己的企業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布求購(gòu)信息；

② 等待供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，有很多推銷(xiāo)人員通過(guò)因特網(wǎng)尋找買(mǎi)主，發(fā)現(xiàn)合適的買(mǎi)主后便會(huì)留下自己的聯(lián)絡(luò)方式，有的還會(huì)報(bào)價(jià)及說(shuō)明可供貨的數(shù)量和時(shí)間。