一、 如何更條理性回復(fù)客戶問(wèn)題？

當(dāng)客戶發(fā)來(lái)一串問(wèn)題，可以在他上封郵件的問(wèn)題后進(jìn)行回復(fù)，并以下列句型開(kāi)頭：

① In response to your queries, please find below my reply in blue:

② Regarding to your questions, kindly see my reply in blue below:

回復(fù):

分析：在客戶的問(wèn)題后進(jìn)行回復(fù)，并且以帶顏色的字體區(qū)分開(kāi)，使得細(xì)節(jié)一目了然，幫助客戶快速答疑解惑。

必要時(shí)還可以加上【項(xiàng)目符號(hào)】如1.2.3或者a. b. c, 增加郵件條理性。

二、如何分類管理客戶？

學(xué)會(huì)分類客戶。不管是用Excel還是通過(guò)CRM, 精細(xì)化國(guó)外客戶群體，是外貿(mào)銷售重要的一環(huán)。分類有多種標(biāo)準(zhǔn)，比如按區(qū)域劃分，按購(gòu)買頻率劃分，按詢盤來(lái)源分類，最常見(jiàn)的是按abc客戶在銷售額的體現(xiàn)劃分。

a.多次下訂單的老客戶

b.已經(jīng)建立合作的新客戶

c.有寄過(guò)樣板，且準(zhǔn)備下單的客戶

d.重點(diǎn)潛在大客戶，已經(jīng)做過(guò)背調(diào)，尚未開(kāi)展合作

e.普通潛在客戶，有詢價(jià)，有意向合作可能，但非大客戶

f.僅有一次合作，無(wú)復(fù)購(gòu)，無(wú)再詢價(jià)客戶

g.僅詢價(jià)，無(wú)回音的客戶

細(xì)分客戶的主要好處：

1）需要推廣產(chǎn)品的時(shí)候，可以針對(duì)客戶群體進(jìn)行營(yíng)銷。

2）不同級(jí)別的客戶，有不同的跟進(jìn)周期。

例如A級(jí)客戶，跟進(jìn)頻率可以把握在一周1-2次，多社交互動(dòng)，多了解跟進(jìn)售后，按客戶的復(fù)購(gòu)周期，促成返單。

三、怎樣高效地進(jìn)行時(shí)間管理？

銷售冠軍都是時(shí)間管理高手，今天分享一個(gè)時(shí)間管理辦法，運(yùn)用PDCA簡(jiǎn)化工作，提高工作效率。

P：（Plan 計(jì)劃）時(shí)間管理的殺手，就是沒(méi)有計(jì)劃:計(jì)劃包括：年度計(jì)劃/本月計(jì)劃/當(dāng)周計(jì)劃/今日計(jì)劃;計(jì)劃內(nèi)容包括: 緊急事務(wù)，重點(diǎn)項(xiàng)目，日常工作，臨時(shí)事項(xiàng)

D：（Do 執(zhí)行）按待辦事項(xiàng)，量化目標(biāo)，并按輕重緩急依次處理和標(biāo)記完成狀態(tài)。

C：（Check 檢查與反思）檢查在處理工作的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，或潛在風(fēng)險(xiǎn)，以及反思工作中應(yīng)注意的情況。

A：（Act 復(fù)盤與糾偏）最重要的環(huán)節(jié):

a.今天還有什么沒(méi)處理完？
b.今天哪些事情可以做得更好？
c.今天什么工作有進(jìn)步？

結(jié)束后并開(kāi)始新一輪的循環(huán)，進(jìn)行明天計(jì)劃。

4. 怎樣建立產(chǎn)品和服務(wù)的FAQ體系？

準(zhǔn)備自己行業(yè)體系的FAQ（常見(jiàn)問(wèn)題解答）

收集客戶常問(wèn)問(wèn)題，整理出一套標(biāo)準(zhǔn)答案。詳細(xì)的FAQ 具有產(chǎn)品和服務(wù)的特點(diǎn)，會(huì)激發(fā)客戶的購(gòu)買需求。最重要的是，可以高效幫你處理一些重復(fù)工作。

如遇到愛(ài)問(wèn)問(wèn)題的客戶，發(fā)過(guò)去FAQ不僅能快速答疑解惑，還能讓對(duì)方感受到你的專業(yè)。

FAQ模板（可根據(jù)自身行業(yè)來(lái)制定）

5. 郵件主題命名的注意事項(xiàng)

郵件的主題要隨著內(nèi)容更換。這里需要強(qiáng)調(diào)一下，主題還是那個(gè)主題，只不過(guò)內(nèi)容需要跟進(jìn)進(jìn)度，去調(diào)整。
比方Inquiry for School Bag 是客人發(fā)給你的，主題是school bag. School bag不變；

你回郵件 Re: (是回復(fù)郵件自動(dòng)生成的格式）后面可以加Re: Quotation for school Bag -20220314 書包報(bào)價(jià)，這樣就有一個(gè)互動(dòng)形式了，客人詢價(jià)，你回復(fù)報(bào)價(jià)。

緊接著：客人回復(fù)：Re: Re: (第二遍回復(fù)了，所以兩個(gè)Re:) School Bag Offer-20220314，他要確認(rèn)訂單了，讓你開(kāi)合同。

那么你可以回復(fù)，去掉一個(gè)Re. 省得郵件主題等會(huì)Reeeee個(gè)不停，Re: PI for School Bag +合同號(hào)，以此類推。

等到比如貨做好了，那么改為Re: Shool bags are ready for shipment + 合同號(hào)

這樣當(dāng)客人看到主題更新的內(nèi)容，都可以捕捉到郵件的梗概。

有些客戶大忙人，時(shí)間很有限，忙得和陀螺一樣，這樣也是在幫他們提高工作效率。他會(huì)覺(jué)得你很用心，一直在更新進(jìn)展。

6. 帶附件郵件的注意事項(xiàng)

如郵件帶有附件，需提醒對(duì)方郵件里含有附件，如:

且附件的文件名字，請(qǐng)一定要另命名。切記不要出現(xiàn)qq截圖48585fgr2frg, 或者jpg.008之類的圖片名。

同時(shí)，多附件的時(shí)候，請(qǐng)?jiān)卩]件里跟客戶溝通清楚，比如你的附件為裝箱單，發(fā)票，產(chǎn)地證明，郵件應(yīng)為：

圖片也依次命名，收件者才能省心。

附件大小最好在1-5MB以內(nèi)，最好不要超過(guò)10MB.

7. 尊重國(guó)外客戶的計(jì)量習(xí)慣

比如英國(guó)、美國(guó)客戶，他們使用英制單位。如英寸，加侖，盎司，等。

在圖紙中以英制單位標(biāo)注，這樣不僅是比較貼心的舉措，幫助他們節(jié)省時(shí)間精力，也能避免不必要的錯(cuò)誤。

比如英美客戶問(wèn)oz, 而我們通用的是ml. 可以按照他們的單位來(lái)報(bào)價(jià)，簡(jiǎn)化他們的核算。

推薦大家使用下面這個(gè)網(wǎng)站來(lái)查詢公、英制單位的換算~

8. 靈活運(yùn)用infographic表達(dá)信息

Infographic = information+graphic 圖文信息結(jié)合

比起傳統(tǒng)的表格或者生硬的純文字，圖文結(jié)合不僅使得數(shù)據(jù)或內(nèi)容一目了然，還能拔高自身專業(yè)度。

關(guān)注我，我是外貿(mào)知識(shí)充電站，帶來(lái)更多外貿(mào)知識(shí)。