國際空運公司會有專門的工作人員負責訂艙，早些年以紙質書面的方式為主，隨著網(wǎng)絡信息化的發(fā)展，現(xiàn)在的空運訂艙人員大多采用網(wǎng)上訂艙的方式，空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息，包括體積，毛重，貨物數(shù)量以及外包裝的類型（主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。

除了上述信息外，還要寫清貨物名稱（包括中文和英文），如果空運的是大件貨物，必須注明長寬高（單位：厘米），然后確定航空公司的班旗和艙位，如果貨主有特殊要求，需要空運訂艙人員和航空公司協(xié)商，最終由航空公司確定是否可以滿足貨主的特殊要求。

貨主在收到空運運單和空運訂艙單后，一定要仔細核對，貨物入倉庫前需核對好訂艙單(AIR BOOKING)-資料。操作員必須先跟客戶核對好發(fā)貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名多方面資料。

操作員根據(jù)航班情況與貨物備妥情況安排貨物入倉時間，并做好報關資料銜接事宜。叮囑客戶要保證貨物外包裝與之前登記的一致，并保持外包裝的完好，避免航空公司拒載，報關資料有無準備齊全和有無隨機文件。報關資料和隨機文件要隨貨送到機場或比貨先快遞到機場報關部。

入倉手續(xù)的辦理接貨前準備事項。

　貨入倉機場貨站機時，入倉人員要做好入倉用的“托運書”、安全證明書、空運標簽，貨物到倉后，檢查貨物完好后即可在貨物的外包裝上貼標簽，量尺寸，過磅。并記錄下來保存好。

空運提單制作。

　　根據(jù)貨物入監(jiān)管倉后提供的機場過磅單，作為航空公司代理人按照過磅單上的重量尺寸制作空運正本運單。正本運單其中一聯(lián)作為報關單證之一隨同其它報關資料一起遞交給海關申報。-

報關交單，報關部審查、整理客人提供的一套完整的報關單證后，經(jīng)過打單，發(fā)送，海關審單中心，審核通過后，就遞交正本的一套書面的報關資料給海關申報等環(huán)節(jié)，若單證無問題，一般兩個小時就可放行，如單證有問題需緊急聯(lián)系客戶配合提供相關的資料文件。否則貨物轉運將會延誤。

　海關放行后，運單與相關的單證（隨機文件等）交到配載處指定的柜臺。俗稱“交單”。-

結算跟蹤-

　　交財務部結算，通知開DEBIT NOTE或發(fā)票。

通知客服部跟蹤航班情況，如用到海外代理需做資料給海外代理幫跟進。

跟蹤運費回收情況。

跟進報關核銷退稅情況。

特別注意：客人提供的裝箱單，發(fā)票資料要齊全、準確，核銷單數(shù)據(jù)要發(fā)送到出口海關；買單報關時遞交資料要及時。對于進口貨物，要說明貨物的用途，組成材料，中文貨名等詳細資料。