在進(jìn)行外貿(mào)交易時(shí)，我們常常使用郵件來聯(lián)系和開發(fā)客戶，如果想要高效地發(fā)揮郵件的作用，那么可要記住以下九個(gè)“禁忌”。
01
郵件無主題或主題不明確


電子郵件的主題是收件人最先可以看到的信息，郵件內(nèi)容是否引起收件人的注意，主題至關(guān)重要；其次郵件主題應(yīng)該要言簡意賅，以便收件人決定是否繼續(xù)閱讀郵件內(nèi)容。


02
郵件內(nèi)容繁雜


電子郵件宣傳不同于報(bào)紙、雜志等印刷品廣告，篇幅越大越能顯示出企業(yè)的實(shí)力和氣魄；電子郵件內(nèi)容應(yīng)該簡潔至上，用最簡單的內(nèi)容表達(dá)出你想要的訴求點(diǎn)；如果必要你可以給出一個(gè)關(guān)于詳細(xì)內(nèi)容的鏈接，收件人如果有興趣的話會(huì)主動(dòng)點(diǎn)擊，否則，內(nèi)容再多也沒有價(jià)值，只能引起收件人的反感。


03
郵件內(nèi)容采用附件形式


有些發(fā)件人為圖省事，將一個(gè)甚至多個(gè)不同格式的文件作為附件插入郵件內(nèi)容，自己省事了，卻給收件人帶來很大麻煩。
由于每人所用的操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件會(huì)有所不同，附件內(nèi)容未必可以被收件人打開，例如你的附件是 PPT 格式的文檔，而我根本沒有這種處理工具，那么你的附件有什么價(jià)值呢？所以，最好采用純文本格式的文檔，把內(nèi)容盡量安排在郵件的正文部分，除非插入圖片、聲音等資料，請(qǐng)不要使用附件。


04
發(fā)送頻率過于頻繁


研究表明，同樣內(nèi)容的郵件，每個(gè)月發(fā)送 2 - 3 次為宜。不要錯(cuò)誤地認(rèn)為，發(fā)送頻率越高，收件人的印象就越深；過于頻繁的郵件轟炸，只會(huì)讓人厭煩，如果一周重復(fù)發(fā)送幾封同樣的郵件，你肯定會(huì)被列入“黑名單”，這樣，你便永遠(yuǎn)失去了那些潛在客戶。


05
無目標(biāo)定位


也許你的郵件地址是從網(wǎng)上收集的，也許是從他人手中買來的，或者是根據(jù)某種“規(guī)律”推斷出來的，總之，得到這些“資源”后，也不管是不是自己的目標(biāo)受眾，只管不加區(qū)分地發(fā)送垃圾郵件，這樣的“開發(fā)”效果可能會(huì)大打折扣。


06
不及時(shí)回復(fù)郵件


評(píng)價(jià) E-mail 營銷成效的標(biāo)志之一是顧客反應(yīng)率，有客戶回應(yīng)，當(dāng)然是件好事，理應(yīng)及時(shí)回復(fù)發(fā)件人。然而并非每個(gè)公司都能做到這一點(diǎn)。
可以想象，一個(gè)潛在客戶給你發(fā)出了一封關(guān)于產(chǎn)品的詢問，一定在急切地等待回音，如果等了兩天還沒有結(jié)果，他一定不會(huì)再有耐心等待下去，說不定早就成了你的競爭對(duì)手的客戶。


07
郵件格式混亂


雖然說電子郵件沒有統(tǒng)一的格式，但作為一封商業(yè)函件，至少應(yīng)該參考普通商務(wù)信件的格式，包括對(duì)收件人的稱呼、郵件正文、發(fā)件人簽名等因素。
我們時(shí)?？梢砸姷竭@樣的電子郵件：我公司是生產(chǎn) xxx 的企業(yè)，質(zhì)量上乘，價(jià)格優(yōu)惠，歡迎選購。這樣的郵件至少可以理解為對(duì)收件人不夠尊重，因此要格外注意郵件的格式。


08
對(duì)主動(dòng)來信的顧客抬高價(jià)格


當(dāng)打開收件箱，發(fā)現(xiàn)有一封顧客主動(dòng)發(fā)來的訂購函時(shí)，如果你認(rèn)為顧客是選定了你的產(chǎn)品，可以對(duì)其索要高價(jià)，那你就大錯(cuò)特錯(cuò)了。因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)這個(gè)開放的大市場里，同類產(chǎn)品的供應(yīng)者總是很多，一般來說，顧客會(huì)同時(shí)向多個(gè)廠家發(fā)出同樣的詢問信件，他會(huì)對(duì)比各家產(chǎn)品的性能和價(jià)格，如果你的報(bào)價(jià)偏高，你絕對(duì)爭取不到這個(gè)客戶。
相對(duì)于面對(duì)面報(bào)價(jià)，通過 E-mail 報(bào)價(jià)相當(dāng)被動(dòng)，發(fā)出的郵件無法改變，又無法探聽到競爭者的價(jià)格狀況，你更不可能看顧客的反應(yīng)而靈活報(bào)價(jià)。所以，為顧客提供最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、最低廉的價(jià)格才是取得成功的唯一法寶。


09
隱藏發(fā)件人姓名


隱藏發(fā)件人姓名會(huì)讓收件人感到疑惑和警惕，這樣的郵件，不免會(huì)讓收件人懷疑其內(nèi)容的可信度。




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