合同對(duì)國(guó)際貿(mào)易中買賣雙方的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)、費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行了明確的劃分，具有法律效應(yīng)。對(duì)出口商而言，合同既是對(duì)買家應(yīng)該履行義務(wù)的一種明確規(guī)定，同時(shí)更多的是自己必須履行的義務(wù)的一種界定。制定一份完善的合同，起碼應(yīng)做到：對(duì)合同每一個(gè)條款理解準(zhǔn)確、深刻，交易磋商時(shí)細(xì)心、全面，繕制合同時(shí)嚴(yán)密、完整，履約時(shí)一絲不茍、及時(shí)溝通。這需要業(yè)務(wù)人員具備扎實(shí)的進(jìn)出口相關(guān)知識(shí)和豐富的經(jīng)驗(yàn)，外語(yǔ)水平過硬，并且熟悉有關(guān)法律知識(shí)和國(guó)際貿(mào)易慣例。
合同條款理解須透徹
一份完整的出口合同要對(duì)交易各環(huán)節(jié)、各要件做出明確的規(guī)定。合同規(guī)定的每一條款，采用的每一慣例，都有其具體內(nèi)容，都是日后履約的依據(jù)。而各條款之間以及條款和慣例之間又常有一定的聯(lián)系。同時(shí)，所有的條款既可以看作是對(duì)自己應(yīng)履行義務(wù)的一種明確規(guī)定，同時(shí)也可以看作是對(duì)賣方的一種制約。
例如，商品作為進(jìn)出口合同的物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)其品質(zhì)的約定是整個(gè)合同中最重要的內(nèi)容。如何確定賣方交貨的品質(zhì)、數(shù)量和包裝又涉及合同中的商品檢驗(yàn)條款。在商檢條款中，商檢機(jī)構(gòu)和檢驗(yàn)期限的科學(xué)合理的約定不但是對(duì)買方行使復(fù)檢權(quán)的保證，而且也是一種限制；再者，復(fù)檢權(quán)及其行使期限是賣方對(duì)自己商品品質(zhì)實(shí)行有效保護(hù)的有效途徑。
目前，不少出口公司的固定格式合同上規(guī)定以貨物出運(yùn)時(shí)中國(guó)商檢局出具的商檢證作為商品數(shù)量、包裝和品質(zhì)的最終依據(jù)。事實(shí)上，據(jù)中國(guó)國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)副主任蕭志明先生介紹，這個(gè)條款的不對(duì)等性剝奪了買方重新檢驗(yàn)的權(quán)利。按照國(guó)際慣例，買方收到貨物后，并不等于買方接受貨物，買方仍有一個(gè)合理的機(jī)會(huì)有權(quán)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。
但在合同中，賣方應(yīng)該對(duì)買方的復(fù)檢權(quán)在文字上作一個(gè)限制。如規(guī)定貨物到岸后多少天內(nèi)對(duì)方有重新檢驗(yàn)的權(quán)利，但必須是由"雙方同意的"權(quán)威檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)證書。"雙方同意的"這幾個(gè)字非常重要，因?yàn)閲?guó)外的很多公證機(jī)構(gòu)是民間性質(zhì)，而且不具備權(quán)威性，國(guó)際貿(mào)易中如果有惡意商人在質(zhì)量、數(shù)量等問題上挑刺的話，就可以串通公證機(jī)構(gòu)來坑害賣主。
一般的涉外經(jīng)濟(jì)合同大體上包括商務(wù)條款(包括技術(shù)條款)和法律條款兩個(gè)部分，而這兩個(gè)部分又是相互配合不可分割的。所以，在使用時(shí)，應(yīng)注意保持合同的完整性，不應(yīng)為了在某些條款(如價(jià)格條款)上的討價(jià)還價(jià)而放棄或忽略其它重要的條款(如解決爭(zhēng)議條款)，如不可抗力條款、仲裁條款等，往往是不可或缺的。
交易磋商細(xì)心全面
據(jù)蕭先生介紹，國(guó)際貿(mào)易中賣方違約的主要表現(xiàn)是：不交貨；不按時(shí)交貨(延遲交貨和提早交貨)；所交貨物與銷售合同不符(品質(zhì)、規(guī)格、型號(hào)、包裝、數(shù)量等)。在目前"買方市場(chǎng)"下，賣方有意違約的比例不大。他認(rèn)為，現(xiàn)在很多賣方違約是因?yàn)樗诮灰状枭讨袑?duì)自己的履約能力沒有正確估計(jì)造成的。從以下案例中可以看到磋商環(huán)節(jié)的疏忽大意給出口商自己造成了多大的麻煩.
中國(guó)的某出口公司與一家埃及的客戶談妥了一筆外商指定的一工廠生產(chǎn)的化工品的出口業(yè)務(wù)，合同規(guī)定20天內(nèi)裝運(yùn)，價(jià)格條件：FOB上海，同時(shí)，外商指定了一家船公司為承運(yùn)人。因?yàn)槌山粌r(jià)格相當(dāng)不錯(cuò)，該出口公司的業(yè)務(wù)員毫不猶豫就和買家簽下了合同。但之后聯(lián)系供貨廠家，方得知該廠的這一產(chǎn)品目前在國(guó)際市場(chǎng)上非常暢銷，接到的定單已經(jīng)排到了2個(gè)月后，所以根本不可能在20天內(nèi)交貨。該出口公司遂與買家協(xié)商，希望延期交貨，或者改為其它廠家的產(chǎn)品，客戶無法接受，該出口企業(yè)只好高價(jià)從另外一家外貿(mào)公司手上買下一批合同所要求的貨物來履約。結(jié)果是，在簽合同時(shí)，本來預(yù)算有利可得，但后來為了履行合同反而虧損了幾千美元。
以上案例中，該出口公司在磋商中如果多做一點(diǎn)工作就不會(huì)到后來陷入被動(dòng)的境地。成交價(jià)格好當(dāng)然是一個(gè)誘人的因素，但不能只為了價(jià)格而忽略其它。外商既然指定了產(chǎn)品必須是一家工廠生產(chǎn)的，那么出口公司起碼應(yīng)該在答應(yīng)外商的條件前，向該工廠查詢他們的供貨情況。
從事文具生產(chǎn)和出口的浙江三木實(shí)業(yè)有限公司，有一套合同評(píng)審制度，有效地將風(fēng)險(xiǎn)化解在磋商階段。其進(jìn)出口部經(jīng)理朱振超先生介紹，在同外商洽談的時(shí)候，業(yè)務(wù)人員必須將客戶提出的各項(xiàng)條件詳細(xì)地記錄下來，比如他們要求的產(chǎn)品種類、型號(hào)、顏色、數(shù)量、包裝、價(jià)格、交期、付款方式等等，然后由公司總經(jīng)理和各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，包括生產(chǎn)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門，一起對(duì)合同執(zhí)行的可行性進(jìn)行評(píng)審。
在盡量滿足客戶要求的前提下，該企業(yè)會(huì)對(duì)自己的履約能力進(jìn)行全面檢查，比如，交貨期能否做到、大定單數(shù)量生產(chǎn)能力能否滿足、質(zhì)量包裝方面的特殊要求能否達(dá)到。經(jīng)過這些程序，除非有不可抗力發(fā)生，合同的執(zhí)行一般不會(huì)出現(xiàn)問題。中小企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力低，但各部門之間容易協(xié)調(diào)、控制和管理，不妨借鑒一下這種做法。
科學(xué)措辭內(nèi)容準(zhǔn)確
洽談階段的細(xì)致工作是簽訂完善合同的前提，但具體的繕制工作更是不容忽視。蕭先生總結(jié)他所仲裁過的合同糾紛后，說："一份合同的措辭得當(dāng)可以減少不少的潛在風(fēng)險(xiǎn)，增加交易中的安全性。一份外貿(mào)合同，在文字陳述上要盡量做到科學(xué)、靈活、嚴(yán)密、完整。"
中國(guó)A公司同新加坡B公司簽訂合同，出口一批童裝。洽談中，B看過A提供的樣品，同意以此作為交貨的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。而出口合同的品質(zhì)說明中只簡(jiǎn)單寫明了規(guī)格、質(zhì)料、顏色。商檢條款為"貨到港30天后外商有復(fù)檢權(quán)"。貨到新加坡后買家提出"顏色不正、縫制工藝粗糙"，并且提交了新加坡一家檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)證書作為依據(jù)要求退貨和賠償。
A公司辯解貨物是憑樣品成交，樣品經(jīng)新加坡B公司確認(rèn)過。B指出合同中并沒有寫明"憑樣品成交"字樣，也沒有寫明樣品編號(hào)；況且，A公司沒有封存樣品作為證物。A公司解釋紡織品按常識(shí)會(huì)存在色差問題。B公司回應(yīng)合同中品質(zhì)說明中沒有注明所交貨物會(huì)有色差。
A公司又表示不接受B公司的檢驗(yàn)證書，認(rèn)為B公司所找的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)不具權(quán)威性，沒有征得A公司的同意。B公司辯解合同上只承諾B有復(fù)檢權(quán)，并沒有指明檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的名稱或者必須經(jīng)由A公司同意。A意識(shí)到即使提交仲裁機(jī)構(gòu)，自己也無法提交有力證據(jù)，所以，只好在價(jià)格上答應(yīng)新加坡公司做出的降價(jià)要求，才使?fàn)幾h得以解決。
出口合同中品質(zhì)和商檢兩個(gè)條款往往引發(fā)爭(zhēng)議。如上述案例，由于合同中品質(zhì)和商檢兩條款的措辭不嚴(yán)謹(jǐn)，規(guī)定有漏洞，因此，B公司利用了其中的缺陷。他介紹，合同中品質(zhì)的表達(dá)方法有憑說明和憑樣品表示兩種，兩種方式的陳述都要求既準(zhǔn)確又保持必要的靈活性。
有的商品的品質(zhì)必須寫明一個(gè)機(jī)動(dòng)幅度，即允許賣方所交貨物的品質(zhì)指標(biāo)有一定幅度的差異，像鴨絨，含絨量為90%，允許+/-1%。至于憑樣交易的情況，無論合同上有無上述規(guī)定，賣方均有義務(wù)使所交貨物與樣品完全一致。如果發(fā)生貨物的品質(zhì)與樣品不符，買方有權(quán)解除合同，拒絕收貨并要求賠償損失。
因此，對(duì)于根據(jù)買方來樣成交或因制造技術(shù)上確有困難不能做到與樣品一致的商品，賣方應(yīng)該在合同中保留類似的描述："交貨與樣品近似"；"品質(zhì)與樣品大致相同"；"品質(zhì)接近樣品"；等等。
案例中A與B公司是憑樣品成交，那么，在合同的品質(zhì)條款中，除列明商品的名稱、商標(biāo)/牌號(hào)、規(guī)格、型號(hào)等必要項(xiàng)目外，還要明確是憑賣方和買方的樣品、樣品的編號(hào)、寄送樣品的日期及有關(guān)寄送樣品的函電，不能簡(jiǎn)單地只作一般描述。而且，服裝類產(chǎn)品應(yīng)該標(biāo)明"允許有色差"。A公司如果在合同中列明了這些內(nèi)容，就不至于在B公司提出質(zhì)量問題時(shí)有理說不清了。
蕭先生還提醒出口商，除了具體的實(shí)質(zhì)性業(yè)務(wù)條款的嚴(yán)格把關(guān)外，還應(yīng)該注意同時(shí)商定違約條款。可能你已經(jīng)備好貨，但買家遲遲沒有開出信用證，或者本來由買方指派的船公司遲遲沒有安排裝運(yùn)，造成碼頭堆存費(fèi)用，或者買家根本不要貨了。所以，在出口合同中要明確規(guī)定買家開立信用證的時(shí)間，或在FOB成交的情況下買家派船應(yīng)抵達(dá)合同規(guī)定的裝運(yùn)港的時(shí)間，同時(shí)還要商定如果買家違約的情況下，買家應(yīng)承擔(dān)何種違約責(zé)任、負(fù)責(zé)哪些損失，當(dāng)不能履約是由買家造成時(shí)，出口商就可以向買家提出相應(yīng)的索賠。
正如黃先生所說，合同的每一個(gè)條款都很重要，因?yàn)闊o論哪條出了問題，你都會(huì)遇到麻煩。比如裝運(yùn)條款中，在訂立出口合同時(shí)不能確定在何處裝運(yùn)或各處可供裝運(yùn)的數(shù)量時(shí)，就可以多規(guī)定幾個(gè)裝運(yùn)港，或干脆只規(guī)定"中國(guó)主要港口(CMP-Chinese Main Ports)"。
但目的港規(guī)定必須明確具體，既要選用有班輪?？康幕靖郏忠话悴荒苁褂?歐洲主要港口"這樣籠統(tǒng)的字句，因?yàn)閲?guó)際上對(duì)此并無統(tǒng)一解釋，并且不同港口的裝卸條件、費(fèi)用有天壤之別。如出口到?jīng)]有直達(dá)船或雖有直達(dá)船而航次很少的港口，合同中應(yīng)規(guī)定"允許轉(zhuǎn)船"字樣。
合同審查
在一份合同已經(jīng)擬就，要簽字生效的時(shí)候，有必要再進(jìn)行一次仔細(xì)的審查，作最后的把關(guān)。細(xì)讀一遍合同，看文字上有無錯(cuò)漏：小數(shù)點(diǎn)有沒有標(biāo)錯(cuò)、數(shù)量上有沒有將"個(gè)"寫成"打"、標(biāo)價(jià)的貨幣有沒有寫錯(cuò)、有沒有將"桶"寫成"紙箱"，英語(yǔ)描述是否準(zhǔn)確，等等。然后是看看各條款之間是否互相矛盾，如數(shù)量上標(biāo)明了溢短裝，金額上有沒有做出相應(yīng)的表示。
除了審查這一關(guān)外，對(duì)出口合同的管理工作也非常重要。首先合同的編號(hào)和檔案管理，現(xiàn)在許多出口企業(yè)都已使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但與此同時(shí)，仍有必要將與每一個(gè)合同有關(guān)的單據(jù)、資料和往來函電的正本或沒有正本時(shí)的復(fù)印件(副本)保存在一個(gè)專門的檔案袋里，便于日后查用。因?yàn)檫@些交易過程中收發(fā)的信件、傳真或電子郵件等文件有可能構(gòu)成對(duì)合同的補(bǔ)充或修改，成為日后處理雙方爭(zhēng)議或糾紛時(shí)的書面依據(jù)。
最后，出口商在訂立重大或內(nèi)容復(fù)雜的合同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向法律專家、會(huì)計(jì)師、資深的出口業(yè)務(wù)能手等咨詢。