（一）組成人員：

老板：追過程 求結果

追求結果的同時，注重培育良好業(yè)務員良好的操作習慣

外貿助理：做輔助、盯過程、勤匯報

協(xié)助業(yè)務員做好后勤工作，及時向老板匯報操作進展

外貿部業(yè)務員：強有力地正確執(zhí)行

把事情做細，從小處入手，精細的做好每一件事情！

共同的關鍵詞：開心工作、快樂生活（提升自己—增加收入）

（二）操作規(guī)范

業(yè)務員

1.準備報價單：

A.報價單采用文本形式，其優(yōu)點文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。

B 報價單的確定需有生產部門和銷售部門的協(xié)助，大家經過詳細分析，最后確定。爭取同一產品能有針對不同地區(qū)或特點客戶的多種報價，如一般來講中東和東南亞地區(qū)的客戶對價格特別敏感，要求第一次報價就有競爭力，而美國的客戶對產品的附加值和服務比較關心，報價時就要考慮這部分的成本，同時要向客戶說明。

2.準備電子樣本、圖片：由于您公司的產品目錄上的產品圖片攝影已非常專業(yè)，因此我們將對其進行掃描處理，當然如有需要我們還可進行拍攝。您公司需對每份產品進行詳細表述，產品描述應該包括產品名稱、規(guī)格、型號、最小定單量、關鍵人、價格、國際認證和技術參數等信息。

3.準備實物樣本：需由設計和生產部門配合，每件產品要提供高質量的樣品，便于寄樣。

4.接收客戶詢盤：具體操作人員每天至少三次收發(fā)email (早中晚各一次)，出差時請指定有關人員代為接收和處理查詢。

5.詢盤回復

a. 確?；貜兔恳粋€查詢，不要覺得希望不大就忽略查詢，重要的是和潛在的買家建立良好的溝通，而不是立即有訂單。

b. 及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內完成，盡量爭取在兩小時內完成，同時要確保報價準確，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發(fā)出。

c.回復時盡量告訴買家我們能為他做什么,要介紹公司并強調優(yōu)勢所在,完整填寫公司名稱、創(chuàng)辦年份、總資產、年銷售額、獎項、聯系人、電話和傳真等，讓買家感覺我們是一家很正規(guī)的公司。 6. 詢盤整理：用客戶管理工具。具體操作人員每天在買家發(fā)出查詢后,

第一步：接收和評級, 將所有詢盤按A`B`C`級進行保存

第二步：建立買家數據庫：

l 定期向買家發(fā)送市場資訊，行業(yè)動態(tài)，公司新聞

l 隔些日子，向買家發(fā)送最新的產品或最熱門的產品，并通知買家到網站上去看； l

新產品開發(fā)：尋求買家對新產品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產品

l 出差拜訪客戶；利用買家數據庫找出目的地的客戶，并查看每次聯系的記錄，與買家約時間溝通； l

參加商展；利用買家數據庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面；

l 利用買家數據庫寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問候及正常性商務問候；

l 利用買家數據庫進行統(tǒng)計工作；了解客戶源實力，地域，性質和最受歡迎的產品。 注：A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。

B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。

C級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。

如果需要，每月由具體操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給企業(yè)營銷負責人。

7.客戶跟進：按ABC級進行。

A級：每周2次 B級：每周一次 C級：每半月到一個月一次

1) 將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會認識的客戶）放入Access客戶管理系統(tǒng)中；

2) 每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒有和您聯系過，問過產品，如果以前有過聯系，當時的進展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進行更有效的后續(xù)跟進；如果該客戶以前沒有聯系過，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。

3) 系統(tǒng)地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯系一次，如果有參展、新產品發(fā)布或促銷活動，通知客戶，有可能的話盡量邀請客戶去會展現場面談。

4) 經常利用客戶管理系統(tǒng)來發(fā)直郵給所有問過產品的買家。

5) 常發(fā)新產品附件給買家。

6) 從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件。

TEL電話：針對A級客戶了解詳細的情況； FAX傳真：傳真查詢用傳真回復（12小時以內）；

POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設計一個反查詢表格隨信件一起發(fā)過去。

8. 客戶要求寄樣品：

a. 電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因為速度快而且成本為零，還有樣本可隨時更新。

b. 真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費，快件費倒付方式，如果客戶對產品確有誠意，他會主動提出倒付，這樣的客戶希望很大，關鍵就取決于樣品質量了。如果樣品量大，可以讓買家先由T/T方式匯到貴司帳號。

外貿助理

1．建立產品樣品圖片庫并編號登記供業(yè)務員人員更新產品信息，防止圖片引用沖突。

2．為業(yè)務員開通并分配外貿軟件子帳戶，新人員上崗要及時開通軟件帳戶。員工離職立刻將帳戶凍結，轉移該帳戶下的客戶資源并分配給其他業(yè)務員。提醒業(yè)務員做好客戶解釋工作。

3．新人員上崗培訓，培訓內容為外貿軟件日常操作。產品信息發(fā)布和更新，引導外貿人員使用公司統(tǒng)一外貿報價模板。將新同事介紹給其他外貿同事和其他部門同事。做好配合。

4．協(xié)助外貿人員制作公司統(tǒng)一對外宣傳電子模板、電子報價單、產品目錄。做好備份和更新工作。

5．組織學習和培訓，組織外貿人員座談，將操作問題及時反饋出來，并做好記錄。把管理培訓信息報告老板。

6．監(jiān)督與匯報。

通過外貿軟件監(jiān)督外貿業(yè)務員日常操作情況。每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況和相關數據匯報老板，包括一周跟進的客戶，重點客戶情況等等（見附件--）

7．營造良好的工作和學習氛圍，要與每個業(yè)務員保持相對獨立關系，不搞小團體。向老板負責。




老板

關注結果的同時，更加關注過程。

1． 每周（原則上是每周三和周六下午）抽時間聽取外貿助理匯報外貿人員操作情況。包括新客戶開發(fā)、重點客戶跟進、外貿人員操作中遇到的困難。及時做批復。

2． 定策略，包括報價策略，產品規(guī)劃和開發(fā)。為外貿人員提供好的外貿配套條件。創(chuàng)造良好的溝通氛圍。

3． 組織人員對業(yè)務和產品不熟悉的業(yè)務員進行產品培訓、工廠實習。




外貿部門規(guī)章制度




為了更好的發(fā)展公司外貿業(yè)務，提升外貿業(yè)績，同時幫助外貿人員更好的成長，特制定如下條例：




1、薪資制度

工資組成：底薪+獎金或提成 1-3或者1-6個月：

基本工資XXX元（每月發(fā)放）＋電子商務操作效果-獎金（網店打造和人流量等數據考核-營銷推廣為主）

3或6個月以上：

基本工資XXX元（每月發(fā)放）外貿業(yè)務提成（每季度或半年發(fā)放一次）+ 獎金（每年發(fā)放一次）

提成根據外貿業(yè)績，計算提成

獎金根據每季度平臺或展會有效利用率和工作態(tài)度及方法綜合而定,獎金額度不少于整年的工資。




2、外貿部作息時間：

考慮到國外買家的工作時間跟國內工作時間的時差問題，建議公司外貿部作息時間如下： 上午：09:00－11:30工作 中午：11:30－13:30休息 下午：13:30－17:00工作 晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作（不做限制，公司鼓勵晚上加班聯系客戶） 周日休息

如果有特殊情況，需向公司請假說明.




3、外貿部的學習培訓：

為了形成公司內部學習和交流的良好氛圍，達到互助提高的效果，公司鼓勵交流，學習和互相幫助，比如：不定期組織和參加業(yè)務培訓，要求必須到場，而且做好學習筆記，公司提供的平臺展會等等要充分利用，加強和其他平臺外貿服務人員的溝通和學習，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務能力和業(yè)績；




4、客戶跟進管理制度

要求每個業(yè)務人員，把自己聯系中的客戶進行軟件管理，把每個客戶每次跟進的情況，在軟件平臺進行管理和記錄，老板會定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內的新客戶必須在當周至少聯系一次，對于客戶必須進行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯系5次（任何形式）。




5、工作報告的提交

公司制定統(tǒng)一的工作匯報表格，每周六下班前由外貿助理分發(fā)。業(yè)務員應及時填寫提交：

（1）本周工作回顧；

（2）本周重點開發(fā)的客戶以及重點跟進客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯系人，電話，E-mail，客戶跟進情況詳細描述）；

（3）工作總結：本周工作中發(fā)現的問題，包括公司內部的問題，自身存在的問題，改進方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿部管理條例，每位應員工認真執(zhí)行，有意見可以及時向老板提出，在以后的實施過程中，可以及時補充目的是為了更好的提升個人和公司業(yè)績，建立良好的工作氛圍。若暫無其它意見，公司管理層和外貿部人員可以簽訂制度共同遵守執(zhí)行。




外貿業(yè)務員考核標準




第一階段：第 1—3個月期間




目標：熟練應用公司各個平臺各項功能；充分利用公司提供資源

服務內容：1、各個平臺專員安排時間指導操作人員熟悉操作。

2、培訓如何開發(fā)新客戶。

3、平時與業(yè)務員及老板保持溝通。

考核標準：

1、外貿人員對自己企業(yè)在相關關鍵詞搜索排名位置是否了解 （ ）

2、外貿人員是否知道海外買家是如何通過谷歌等網站查詢到中國的供應商 （ ）

3、外貿人員對自己產品是否熟悉 （ ）

4、是否具有產品詳細價格表電子文檔，包括FOB價格單和CIF價格單 （ ）

5、是否把相關的產品信息編輯成私人產品等待備用 （ ）

6、是否安裝SKP等在線溝通工具，并保持在線 （ ）

7、 是否正確的發(fā)布SELLING LEADS （ ）

8、 是否知道如何用后臺管理客戶 （ ）

9、 是否會訂閱和查看海外一些資訊 （ ）

10、是否知道如何利用買家采購和求購信息 （ ）




第二階段： 4—6個月（考證自己前三個月的成績）




目標：學會如果判斷有效的詢盤；掌握更有效的跟進客戶。

服務內容：1、如何分析買家的詢盤

2、培訓如何更加有效的跟進客戶

3、培訓如何報價

考核標準：

1、是否能判斷各種詢盤的買家意向 （ ）

2、是否能對一般詢價的詢盤在2分鐘之內給予回復 （ ）

3、是否在接到詢盤的一天之內給客戶寄出詢盤 （ ）

4、是否有用私人展示廳跟進客戶 （ ）

5、是否在用SKP等在線溝通跟進客戶 （ ）

6、是否對不同的客戶報不同形式的價格，如FOB、CIF （ ）

7、客戶管理是否分等級跟進，如A、B、C類意向客戶 （ ）

8、是否有針對性給客戶寄樣品 （ ）




第三階段：6—12個月：（考核自己的操作是否成功）




目標：掌握培養(yǎng)客戶及與客戶建立長期合作的技能

服務內容：1、如何處理小訂單

2、如何與已合作客戶的溝通

3、如果與客戶建立長期合作




考核標準：




1、是否在后臺訂單欄目里記錄每一筆訂單 （ ）

2、是否給每個已經合作的客戶做服務 （ ）

3、是否邀請高質量客戶來華參觀我們企業(yè) （ ）

4、是否保持經常與老客戶的聯系，挖掘客戶的新需求 （ ）

5、是否請求過關系要好客戶給公司推薦買家 （ ）

6、是否關注后臺報表欄目，及時掌握公司國際市場及調整公共產品 （ ）