14、單證，單證

從工廠實(shí)習(xí)回來(lái)不久，我又被安排到單證科實(shí)習(xí)，這也是每個(gè)新員工的必修課。

眾所周知，單證在外貿(mào)行業(yè)的操作中占有重要地位，每一筆合同結(jié)算付款的依據(jù)都是單據(jù)，所以，聽(tīng)說(shuō)有個(gè)叫施米托夫的著名國(guó)際貿(mào)易專家曾經(jīng)將國(guó)際貿(mào)易說(shuō)成是“單據(jù)買(mǎi)賣(mài)”，不知道是不是有一點(diǎn)夸張。

單證固然重要，但到底是不是每個(gè)業(yè)務(wù)員都必須會(huì)獨(dú)立操作全套單據(jù)的制作，卻是個(gè)值得商榷的問(wèn)題。聽(tīng)說(shuō)有的外貿(mào)公司規(guī)定新員工必須在單證科實(shí)習(xí)半年以上的，而我們公司當(dāng)時(shí)只要求了一個(gè)月左右。我和很多同事一度都認(rèn)為做業(yè)務(wù)的員工沒(méi)有必要花那么多時(shí)間和經(jīng)歷在學(xué)習(xí)單證上，畢竟，每個(gè)外貿(mào)公司都有專門(mén)的單證科，單證科里全是專業(yè)打單子做單據(jù)的職員，如果我們什么都會(huì)了什么都能自己做，那還需要他們干什么呢？分工合作本就是社會(huì)文明進(jìn)步的表現(xiàn)之一。

其實(shí)，從另一方面講，我們業(yè)務(wù)員的這個(gè)想法，還藏著偷懶的意思在里面，要知道，單證是多么叫人頭疼的一件事。在我們看來(lái)，單證科的那些女孩子真是厲害，不是一般的細(xì)心，每天制作那么多各種各樣的單據(jù)尚且能不出錯(cuò)，當(dāng)然，她們可當(dāng)真出不得一點(diǎn)錯(cuò)，一錯(cuò)就要誤大事的，為了杜絕出錯(cuò)，她們中有個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的老單證員來(lái)?yè)?dān)當(dāng)審單員，所有人制作的單據(jù)都要由她過(guò)目檢驗(yàn)簽字。她們還要特別的耐心，否則，從早到晚對(duì)牢這些枯燥無(wú)味的數(shù)據(jù)，真是悶得要發(fā)瘋了，尤其是審單員，我無(wú)比佩服她，怎么可以隱忍不發(fā)地不停審單審單審單，換作我，肯定崩潰。

所以，當(dāng)我們這些業(yè)務(wù)科的職員每天被業(yè)務(wù)上的瑣事煩惱不堪之余，唯一的念頭就是能偷懶則偷懶，制作單據(jù)這種事情，是萬(wàn)萬(wàn)不想插手的。

不過(guò)，業(yè)務(wù)科也不是一點(diǎn)都不用接觸文件工作。HH公司的操作方法是這樣的：公司有個(gè)專門(mén)的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，每一票合同，業(yè)務(wù)科必須負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里將“外銷合同”（即公司與外商之間的外幣合同），“收購(gòu)合同”（即公司與工廠之間的人民幣合同），“進(jìn)倉(cāng)單”（即工廠送貨進(jìn)倉(cāng)庫(kù)的情況），“出倉(cāng)單”（即最后貨物出運(yùn)的實(shí)際情況）這四項(xiàng)全部數(shù)據(jù)都輸入妥當(dāng)，同時(shí)還要按照工廠報(bào)過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)用EXCEL表格制作一張“裝箱明細(xì)單”，即第1箱里裝的是什么貨號(hào)什么顏色什么尺碼，第2箱里又是什么什么，全部都要詳細(xì)而正確，這張明細(xì)單是給客戶看的，便于他們提貨開(kāi)箱使用。

接下來(lái)才是單證科的事，在HH公司，單證和儲(chǔ)運(yùn)是同一個(gè)部門(mén)，業(yè)務(wù)科的一票等待出運(yùn)的合同到了這個(gè)部門(mén)，負(fù)責(zé)儲(chǔ)運(yùn)的人就得按照業(yè)務(wù)員要求的裝船日期來(lái)定艙位，比如某月某日目的地為大阪港的船，按貨物體積，體積剛好的話，可以訂一個(gè)40尺的大柜或20尺的小柜，整柜裝貨提貨都方便快捷些，如果體積不夠，配整柜嫌浪費(fèi)的話，就和其他公司的貨物拼箱，費(fèi)用便宜些。有的客戶會(huì)指定貨代指定船公司甚至指定要什么船，比如有些日本客人喜歡指定比較快一點(diǎn)的COSCO，那么負(fù)責(zé)儲(chǔ)運(yùn)的人就按照他們的指定要聯(lián)系即可；如果沒(méi)有指定，負(fù)責(zé)者就要從公司利益出發(fā)，本著放之四海而皆準(zhǔn)的“價(jià)廉物美”原則來(lái)選擇船公司了。

而負(fù)責(zé)單證的人呢，則要制作出一份有公司抬頭的商業(yè)發(fā)票（INVOICE）和一份有公司抬頭的簡(jiǎn)明裝箱單（PACKINGLIST），這些東西有兩個(gè)作用，一是在貨物出運(yùn)后寄給客人用于對(duì)方清關(guān)提貨，另一方面是我方交付銀行作為收匯的憑據(jù)。

在一家外貿(mào)公司里，即使你是第一次走進(jìn)來(lái)，你也會(huì)輕易分辨出業(yè)務(wù)科的女孩子和單證科的女孩子：業(yè)務(wù)科的女孩大多做事雷厲風(fēng)行，潑辣有余而溫柔不足；而單證科的女孩子一個(gè)個(gè)都舉止文靜心思靈巧的樣子，似乎更接近銀行或外企里的文員。

女人的劣根性，總愛(ài)同別人攀比，有時(shí)候我跟小欣會(huì)私下里說(shuō)：看看那些單證科的女孩子，從來(lái)不用加班不用出差，沒(méi)有一點(diǎn)壓力，每天穿得花枝招展來(lái)上班，十公分高跟鞋也不要緊，反正坐在那里一動(dòng)不動(dòng)，多么舒服。我承認(rèn)，我們那是嫉妒，是心理不平衡。其實(shí)何需不平衡，她們不也在嫉妒我們的工作靈活有趣，況且酬勞又往往高于她們嗎？有得有失，人之常情。

我曾一度得到過(guò)一個(gè)做單證出身的女孩子作助手，當(dāng)時(shí)我這里人手不夠，公司特別從單證科調(diào)她過(guò)來(lái)的。雖然完全不懂商品業(yè)務(wù)，但單據(jù)文件工作于她是駕輕就熟，我把從合同到出運(yùn)到結(jié)匯的事情完全交給她，不知道有多么放心，她比我細(xì)心許多倍，分內(nèi)的事處理得有條有理，完全不用我過(guò)問(wèn)，一旦她某天休息，我便抓瞎，拼命打電話騷擾她；久之便嬌寵出我愈發(fā)偷懶的習(xí)性來(lái)，便得連最基本的單據(jù)都不太記得怎么做了

就是這個(gè)女孩子告訴我，其實(shí)幾乎每個(gè)單證科的職員都很想進(jìn)業(yè)務(wù)科做業(yè)務(wù)。我愣住，不相信地看著她。不是不用加班不用出差么？不是毫無(wú)壓力輕松自在么？不是可以日日花枝招展穿十公分高跟鞋么？

哦，對(duì)了，說(shuō)起高跟鞋，這個(gè)女孩子剛從單證科過(guò)來(lái)的時(shí)候，依舊是穿著細(xì)高跟鞋來(lái)上班，有時(shí)被我差遣樓上樓下地跑，過(guò)了一陣，終于改穿平底鞋了，她笑言：“阿妙，難怪你只穿平底鞋，我這些天算是嘗到高跟鞋的苦頭了?！?br>